גיוס עובדים בריא בשיטת אי"מ

גיוס עובדים היום הינו תהליך יקר ומורכב ואם בסופו ימצא הארגון עם עובד שאינו המתאים ביותר או לחילופין הספיק לעזוב עוד לפני שהארגון הספיק להפיק ממנו ולקטוף את פירות הגיוס הנכון, אז גם מדובר בכישלון. במאמר קצר זה נציע לך מסלול גיוס עובדים ומנהלים שניתן לבנות בעצמך ובתוך הארגון שלך ובאופן כזה שהאומדן להצלחתו היא תהליך התאמה ייעודי לארגונך באופן עצמאי – אנו מאמינים שכל ארגון יודע הכי טוב מה הוא צריך ומי המתאים ביותר.

תהליכי גיוס עובדים הקיים היום

היום קיימים מגוון ערוצי מיון וגיוס עובדים ותהליכי גיוס העובדים משתנים בין ארגון לארגון ועדין המכנה המשותף להם גדול ואינו תמיד מצליח לברור את המתאימים ביותר. תהליכי גיוס העובדים לרוב מכילים את הפעולות הבאות: מיון קורות חיים, מכוני מיון ואבחון, ראיונות מקצועיים, ראיונות משאבי אנוש, טפסים, מבחנים פסיכוטכניים, מבחני אישיות ומבחני מכוני המיון אחרים, גרפולוג, אבחון פסיכולוגי (ע"י פסיכולוג ארגוני), מרכזי הערכה ודינמיקה קבוצתית ועוד.

נתחיל מהשלבים לתהליך גיוס עובדים בריא בשיטת אי"מ
  • הבנת הצרכים וגיבוש הגדרת תפקיד ותוכנית כניסה לתפקיד סדורה.
  • בחירת תבחינים (קריטריונים) מובילים וניקוד של ערכם בסדר עדיפות (הניקוד יהיה הציון המקסימלי לכל תבחין).
  • החלטה על תהליך הגיוס משלב בחירת אופן איתור המועמדים ומיון קורות החיים, דרך הגדרת התפקיד והתבחינים, הכנת שאלות ודוגמאות לראיונות העבודה והכנת המראיינים, גיבוש משימת מיון ובמידת הצורך מרכז הערכה פנימי או כלי אבחוני נוסף ועד לשיחות עם ממליצים
  • פרסום המשרה.
  • מיון קורות חיים ע"פ התבחינים שנקבעו.
  • ביצוע ראיונות העבודה.
  • המשך התהליך עם המועמדים שנמצאו נכונים להמשך התהליך.
הגדרת תפקיד ברורה עם מדדי הצלחה היא אבן דרך בגיוס עובדים נכון

גיבוש ואפיון התפקיד חשוב מאוד וחובה שבהגדרת התפקיד יהיו מדדי הצלחה לביצועו ותפקודו הנכון. אצל לקוחותינו עם סיום הגדרת התפקיד מגבשים תוכנית כניסה לתפקיד (חפיפה, חניכה, משוב וכד') וגם היא נעשית עם מדדי הצלחה. גם כאשר מדובר בתפקיד קיים נכון לעצור, לחשוב ולבצע התאמות, זאת הזדמנות טובה לכך. הגדרת תפקיד היא הבסיס לבחירת התבחינים.

בחירת תבחינים לגיוס עובדים בריא

יש מועמדים שבוחרים בראיון העבודה ליפות ולעצב את המציאות באופן מיטבי, כך גם הארגון שמחפש את העובדים. בחלק מהמקרים מדובר בשיח שאינו באמת בוחן את המיומנויות הספציפיות למשרה ואת ההתאמה האישית של המועמד למרקם האנושי הקיים בחברה או בארגון. ריאיון העבודה נסוב סביב קורות החיים והניסיון המופיע בו, שאלות כלליות שכל ארגון בוחר לעצמו, בראיונות המקצועיים יש שיח מקצועי ולעיתים מבחנים שבאים לאמוד את מידת שליטתו וזיכרונו של המועמד ועוד. בחלק מהמקומות השיח אינו כן ואמיתי, לדוגמא בהרבה מקומות עבודה קיימת שאלה על שימוש בסמים, חלק מהמשיבים בשלילה כן התנסו וכן עישנו אולם בחושבם שזה משפיע לרעה הם יעדיפו להשיב באופן שלילי.

בחירת התבחינים מסייעת למראיינים לחבר את תחושת הבטן להגדרת התפקיד ולאתר את המתאימים ביותר הן לתפקיד והן לחברה. היא מאפשרת ומחייבת שיח בין המראיינים שבו מתעצב תהליך הבחירה. דבר נוסף חשוב הוא שבאמצעות התבחינים מתגלה הפער בין הרצוי (המועמד האידאלי מבחינת הארגון) לבין המצוי (המועמדים שנמצאו הכי מתאימים) ואת הפער הזה ניתן לצמצם ולמלא עוד בתהליך הכניסה לתפקיד שיעבור התאמה למועמד שנבחר ולסוגי הפערים שהתגלו בתהליך הגיוס.

לשם ההמחשה ניתן מספר תבחינים למשרת מנהל דרג ביניים בחברה רפואית גדולה. התפקיד הניהולי הוא ניהול מרחב פעילות הכולל צוות של מנהלי מרפאות, רופאי שיניים, רופאי עיניים, סייעות וצוותי משרד. מנכ"ל החברה, מנהלת מש"א וסמנכ"ל המקצועי החליטו שיכולת עבודה עצמית היא התבחין הראשון מתוך שבעה, אחריו ניסיון ניהולי בחברה גדולה, ואחריו ארגון, סדר ויסודיות. התבחין הראשון "יכולת עבודה עצמית" יכול לקבל בין 0 לבין 7 נקודות, השני "ניסיון ניהולי בחברה גדולה" בין 0 לבין 6 נקודות, השלישי "ארגון, סדר ויסודיות" בין 0 לבין 5 נקודות (וכך הלאה עם שאר התבחינים). הניקוד המיטבי למועמד הוא סכום התבחינים, בדוגמא שלנו 18 נקודות. שיטת שקלול זאת מציבה סדר עדיפויות מובחן וברור ובכך מייצרת מדרג בהתאם לתבחינים שהם מידת ההתאמה לתפקיד ולארגון.

פשוט ללחוץ, לקריאה מעמיקה על "גיוס והכשרת עובדים בשיטת התבחינים".

יש תבחינים ועתה נותר להתאימם לתהליך הגיוס

השלב הבא הוא לפרוט את התבחין לשלבי תהליך הגיוס. לדוגמא "ארגון סגר ויסודיות" יבוא לידי ביטוי עוד בטרם הריאיון, אופן הגעתו של המועמד, האם הקדים? האם ידע לאן מגיע? הופעתו וכד'. במהלך הריאיון שאלה כמו "מה אתה יודע עלינו? על התפקיד?" מציגה את מידת רצינותו ויסודיותו לגבי התפקיד. קטיעה של תשובותיו והעובדה שהוא מצליח בקלות לשוב לסדר שבו דיבר, הם נקודות להתייחסות לגבי התבחין המדובר. התבחין יכול לבוא לידי ביטוי במשימה שתינתן לו שיכולה לדרוש יסודיות וארגון. התבחין "ניסיון ניהולי בחברה גדולה" יכול להיות תבחין ממיין כבר בשלב איסוף קורות החיים, לאחר מכן ניתן להתייחס לקורות חייו בשאלות בראיון העבודה וכמובן להיעזר בשמות הממליצים. וכך הלאה.

יוצרים טבלה שבה יש את כל התבחינים בשורה ובטור יש את שמות המועמדים ובתום כל ריאיון כל אחד מהמראיינים מנקד לפי תחושתו. בסיום מקיימים דיון ומדברים על התבחינים שקיים פער גדול בין ציוני המראיינים. השקלול של כל המראיינים מספק אומדן שכלתי ולא רק רגשי מדויק יותר מ"רק תחושת בטן".

ראיון העבודה בתהליך גיוס בריא חייב להכיל שאלות ייעודיות

מעבר לשאלות הרגילות ולחלק המקצועי יש חשיבות לשיחה שאליה המועמד לא מתכונן, למשל לייצר עימות קל, כמו לומר דעה מנוגדת לדעת המועמד ובכך ליצור סיטואציה שתיווצר במוקדם או במאוחר בעבודה. במידה ומחפשים "אומרי הן" (Yes Men) ואין התנגדות אז מצוין, במידה ומחפשים אנשים בעלי דעה מוצקה ויכולת עמידה על שלהם אז ההתייחסות בהתאם.

נכון לסיים את הריאיון במתן אפשרות לשאלות המועמד, לעיתים שאלותיו מוסיפות או מורידות לו "נקודות". למשל מועמד שמתעניין בשלב הבא, מועמד ששואל שאלות ענייניות הקשורות לשיחה וכד'. ניתן להכניס סימולציות לריאיון העבודה ובאמצעות משחק התפקידים הזה ללמוד עוד על יכולות ומיומנויות המועמד.

המועמדים שנמצאים מתאימים לשלב הבא יכולים לעבור לשלב המשימה.

השיחות לממליצים חשובות, נכון לבנות שאלות נכונות שילמדו אותך על המועמד כשברור ששמות הממליצים הם אנשים שרוצים בטובתו של המועמד. שאלות נכונות ושימוש מושכל בשפה ובאופן השאלה מאפשר קבלת מידע רב ערך וממקור ראשון על המועמד.

מתן משימה בהמשך לראיון עבודה מצריך חשיבה, מצד אחד לא נרצה להעמיס על מועמד שאינו עובד החברה ומצד שני נרצה עוד מרכיב שיסייע לנו בבחירה מושכלת במועמד שיש לו את סיכויי ההצלחה וההתאמה הטובים ביותר. המשימה צריכה להיות קשורה לתפקיד המבוקש וכמובן לבחון את התבחינים המרכזיים או את כולם. המשימה צריכה להיות קצרה בזמן ויש להגישה בקובץ דיגיטלי. חשוב מאוד שהמשימה לא תהייה ניצול של מועמדים לחשיבה יצירתית או מתן פתרונות ורעיונות אלא באמת כמרכיב איכותי לבדיקת ההתאמה וזיהוי הפערים.
אצל חלק מלקוחותינו מוקמים מרכזי הערכה פנימיים המורכבים בהתאם לתפקיד ודרישותיו ומסייעים לדרג המנהלים ללמוד על המועמדים ועל יכולותיהם ולהפוך זאת למרכיב חשוב בתהליך הגיוס. היתרון של מרכז הערכה פנימי היא שלאחר הקמתו ניתן להמשיך להפעילו גם באופן עצמאי לחלוטין ובכך לייתר את הצורך במכונים חיצוניים שאמנם יודעים להצביע על מכלול תכונות מסוימות אצל מועמד אולם מידת התאמתו לחברה ולארגון מסוים נמצאים בעיקר בתוך אותו ארגון ובאנשים שמנהלים אותו.
אבחון פסיכולוגי הוא מרכיב נוסף שאנו עושים בו שימוש לעיתים ובעת הצורך.
חשוב לציין שאנו מאמינים שכל ארגון וחברה יכולים לגייס לעצמם עובדים איכותיים, הכוונה נכונה ובניית תהליך גיוס עובדים נכון ובריא יכולים להיות יסודות לחברה טובה יותר ועם תחלופה נמוכה מהקיים בתחומה.
נכון להבדיל בין מועמד שחייב את העבודה לבין מועמד שרוצה את העבודה. חשוב ששני הצדדים יהיו ברורים ויתאמו ציפיות ולכן חשוב שהשיח יהיה כמה שיותר אמיתי ושקוף.
קצת על שיטת אי"מ

שיטת אי"מ הינה גישה ניהולית שמטרתה להביא לשיפור ביצועים באמצעות מנהלים שיודעים לייצר תחושה של מסוגלות אצל עובדיהם ולעגנם בשינויים תדירים ובמערכי מדידה שיטתיים ועקביים לשם שיפור. באמצעות כלי הניהול של השיטה יכול כל ארגון וחברה עסקית להביא את כישרונותיהם ויכולותיהם של עובדיו ומנהליו לידי ביטוי.