כבר מתקופת קדם דיברו החכמים על שינוי, "כל הדברים משתנים! שום דבר אינו אובד" אמר אובידיוס, "הכול שינוי, הכל מפנה את מקומו וחולף" גרס אווריפידס. היו גם כאלה שהתייחסו לאתגר שבשינוי, כמו ריצ'ארד הוקר "שינוי אינו מתחולל ללא גרימת אי נוחות אפילו אם השינוי הוא מרע לטוב". ואחד מהציטוטים המתאימים ביותר לסביבה עסקית הגיע מג'ון פ. קנדי: "שינוי הוא חוק החיים ואלה המתבוננים רק לעבר או להווה יחמיצו בוודאי את העתיד".
והציטוט הבולט מכולם הוא של אריק הופר: "בתקופה של שינוי הלומדים יורשים את העתיד, מי שאינו לומד חי בעולם שלא קיים עוד".
למה צריך בכלל לנהל שינויים?
האתגר: הרתיעה של מנהלים ועובדים משינויים והחשש ששינוי יוביל להפסד או לתוצאות שליליות מונע מהארגון או החברה לבצע את הדרוש ולהתאים את עצמו לסביבה דינאמית ומשתנה. הפחד הגדול הוא ששינוי פוגע ביציבות.
המשמעות: בעידן שבו לכל ארגון וחברה עסקית דרושה היכולת לבצע שינויים חדשות לבקרים אם מסיבות חיצוניות שנכפות על הארגון ואם מסיבות פנימיות, יש הכרח במיומנויות לניהול שינויים. הרצון לשמור על ההרגלים, השמרנות המחשבתית, ההיאחזות לכאורה בקרני היציבות מונעים את הגמישות והפתיחות המחשבתית הדרושה לביצוע השינויים הדרושים.
הפתרון: ניהול שינויים הוא מיומנות ניהולית שניתן לרכוש. יתרה מכך, היא מאפשרת להיערך מבעוד מועד לניהול שינויים עתידיים, לבנות תשתית ארגונית גמישה ולפתח אקלים ארגוני יצירתי ובעל תפיסה פתוחה.
המשמעות: ארגון או חברה שמסוגלים להמשיך ולעבוד ע"פ אסטרטגיה ארגונית קיימת לטווח הארוך, מבלי לאבד את הגמישות ויכולת השינוי בטווח הקצר יהיו יציבים יותר ומסוגלים להתמודד עם העתיד לבוא. ניהול השינויים או ביצוע השינויים הדרושים ובמהירות הדרושה הם שיביאו לרווחיות הארגון ושמירה עליו או לשיפור מיקומו התחרותי בתחום.
מהם השלבים המרכזיים בניהול שינויים?
ניהול שינויים הינו תהליך. אין מדובר בהחלפת בורג במכונה אלא בביצוע פעולות שישפיעו על מנהלי ועובדי החברה והארגון. בניהול שינוי ארגוני יש פעולות שיתקלו בהתנגדות או יתפסו כשליליות ועלולות לגרום לירידה באפקטיביות, למורל ירוד, חוסר במוטיבציה ואף חמור מכך ליצירת התנגדות כה חזקה שעלולה לגרום לעובדים או מנהלים לטרפד את השינוי באמצעים שיפגעו בחברה ובארגון. מצד שני כאשר אני מלווה ארגון שמבצע שינוי ארגוני ואין התנגדות בשטח (מצד המנהלים או העובדים או שניהם יחד) ברור לי שיש שתי אפשרויות:
א. לא באמת שינינו.
ב. עוד לא גילינו את פצצת ההתנגדות המתקתקת.
שלבי התהליך שופכים אור על התובנה הרשומה מעלה:
הגורם המניע – הצורך שדורש את השינוי. הדבר יכול להות כתוצאה משינויים בקרב קהל הצרכנים, או מוצר חדש של חברה מתחרה, שינויים רגולטורים וכמובן כהכרח פנים ארגוני לשם שיפור (לחץ כאן, לקריאה מעמיקה על ייעוץ ארגוני למנהלים וניהול משברים תובנות ניהוליות מהתרסקות מטוס).
ניבוי השפעת השינוי – זאת היכולת לחשוב ולהבין מה עלולות להיות ההתנגדויות? מי המנהלים והעובדים שמושפעים מהשינוי? מה הסיכוי לסכסוכי עבודה בעקבות השינוי? האם השינוי עלול לפגוע ביוקרתו של מנהל מסוים? או במידת מומחיותו של עובד? על מי השינוי "מאיים"? מה עלול ליצור אי הבנה או חשש? כל זאת כשיש הבנה עמוקה שמרבית בני האדם חיים את ההרגלים שלהם, חוששים מהלא נודע ומעדיפים את היציבות שבמוכר. בסדנאות רבות טוענים מנהלים ועובדים שהם מבצעים את עבודתם בצורה כל כך טבעית והתוצאות מצוינות ולכן אינם מבינים את הצורך בשינוי או ניהול שינויים. העניין הוא שהם אינם מסוגלים להעריך עוד כמה טובים יותר הם יכולים להיות. באמצעות תרגיל פשוט בסדנאות של אי"מ הדרכות ניתן להוכיח להם שהאמונה העצמית שלהם בעצמם – היא אמונה בחסר, אחרי התרגיל הם יושבים מחויכים ומצפים להמשך (לחץ כאן למידע על פיתוח מנהלים).
מתן מענה והסרת ההתנגדויות – כשמבינים את מקור ההתנגדות וסיבת ההתנגדות ניתן לפרק או להסיר אותה ובכך לרתום את המתנגדים להצלחת השינוי. למשל הטיפול באי הוודאות או במלחמה בלא נודע שמביא איתו השינוי בארגון צריך לעסוק בכמה מישורים:
העובדות או הנתונים על המצב כיום, ככל שיטיבו להבין היכן הארגון עומד ומה דרוש ממנו כך התשתית לשינוי תהייה טובה יותר. ההבנה מה חסר או היכן נמצא הכשל? גם כאן חשוב שהחיפוש לא יהיה אחרי אשמים במצב אלא לפתרונות של המצב. במסגרת תיאום הציפיות חשוב מאוד שכל אחד יבין את מטרת העל ואת יעדיו האישיים. מנהלים ועובדים צריכים לדעת לאן פניהם מועדות. אמירות ברורות באשר לתפקידים בעיקר סביב אלה שיתכנו בהם שינויים. שיתוף בתהליכי השינוי הצפויים. הדבר החשוב ביותר הוא תבחינים להצלחה, או מדדי הצלחה – כיצד כל אחד מנהל או עובד יידע אם הצליח בתהליך?
השיטה: ניהול שינויים – המיומנות והידע הדרושים לביצוע ניהול שינויים נכון ובריא לארגון. שינוי שיתרום לשיפור הארגון.
ניהול השינוי – האתגר שבניהול השינויים
ראשית מדובר באתגר ניהולי הדורש יכולת התמדה, נחישות, הובלה וכמובן מידה רבה של רגישות והבנה עמוקה של ההתנהגות האנושית. שנית מדובר במרכיב חיוני בניהול שמשפר את שאר המיומנויות הניהוליות הדרושות בהובלה וניהול של חברה או ארגון.
א. קבע את מטרת העל של השינוי, גזור מכך יעדים. העבר את מטרת העל לכל אחד מהמנהלים הבכירים ובקש ממנו לגזור מכך יעדים. לאחר מכן ערוך השוואה בין היעדים שגזרת אתה לבין אלה שגזרו המנהלים ובכך תאתר את הפער. חשוב לחשוב יחד עם הצוות הניהולי שלך על אופן צמצום הפער. (לחץ כאן למידע על אסטרטגיות לפיתוח צוותים או על מודל התנין הבבלי לפיתוח אסטרטגיה).
ב. בנה או צור תמונת מצב עדכנית של ההווה. בדוק כיצד בוצעו שינויים דומים בעבר. פתח ובנה תוכנית לאופן העבודה לאחר השינוי ונסה לאתר בה את כל הכשלים האפשריים. תן את התוכנית למנהלים ולעובדים בכמה רמות ובקש מהם למצוא את הכשלים בה. צור דרכי פעולה לטיפול בכל הכשלים (הדבר יסייע לך בניהול השינוי ובהסרת ההתנגדויות בעתיד הקרוב).
ג. התחל בשינוי תוך שיתוף גורמים מכל הארגון (גם כאלה שאינם בליבתו של השינוי – הם מכירים את הארגון ויכולים לסייע). הסר התנגדויות בנחישות וברגישות. צור מחויבות אצל הגורמים המרכזיים בתהליך.
ד. הבן שניהול שינויים זה תהליך, גם אחרי שעבר חוזר המנכ"ל והתחיל התהליך תגלה שלא את הכל צפה צוות החשיבה שלך, יתכן מאוד שיתגלו כשלים או התנגדויות שלא התגלו בתהליך התכנון. הטיפול בהם צריך להיות במסגרת המטרות שהתווית, בהתאמה מלאה ליעדים שנגזרו ותוך שמירה על מדדי ההצלחה שקבעת.
ה. דרוש מעצמך ומהמנהלים והעובדים השותפים בניהול השינויים לבדוק לאורך כל התהליך האם הם בכיוון להשגת היעדים ובדרך להשגת מדדי ההצלחה.
טיפים להסרת התנגדויות במסגרת ניהול שינויים
א. הסמכות והמרות לא תמיד אפקטיביות בכדי להסיר התנגדות. חובת הציות של עובד או מנהל יכולה לשמש אותך אך ורק כשאתה מבקר ומפקח ומשאיר פתח לתקלות שיגרמו כשאינך ב"שטח". עדיף ליצור מחויבות או הנעה פנימית אצל העובד או המנהל די שיבצעו את הפעולות גם כשאין אדם שמסתכל עליהם.
ב. שתף ותן דוגמא אישית ובכך תיצור הזדהות חזקה יותר אצל מנהליך והם אצל עובדיהם.
ג. הפץ ברבים את ההצלחות הקטנות שבעקבות השינוי, תן להצלחות שמות (של עובדים ומנהלים), שבח אותם ובכך תרתום גם את אחרוני המתנגדים.
ד. אם ניתן, תן ערך מוסף לשינוי. גרום למנהלים ולעובדים להיות שבעי רצון מעצם ביצוע השינוי.
ה. הראה להם את המחר – לעיתים נכון להציג את העתיד שהשינוי יביא ובכך לסייע להם לוותר על ההרגלים, לצאת מהשמרנות, לצמצם את הפחד מהלא נודע ולרתום אותם לשינויים הדרושים.
קראת ואהבת ? נראה מאתגר ליישם ?
באי"מ הדרכות נוכל לפתח ולבנות תוכנית לניהול שינויים יחד איתך ובהלימה מלאה לחזון מטרות ויעדים של החברה או הארגון. במסגרת תהליך זה תוכל ליהנות מפיתוח ארגוני שישפר את התקשורת הארגונית והאקלים הארגוני בחברתך, הן בקרב הדרג הניהולי והן בקרב העובדים. ניהול שינויים מאיר לעיתים נקודות באסטרטגיה הארגונית שמביאות לגיבוש אסטרטגיה ארגונית חדשה. אנו נספק לך כלים, שיטות ומודלים של עבודה שיגבירו את התפוקה וישפרו את הארגון בכל שיהפכו לא רק את התוצאות למדדי הצלחה אלא גם את עצם הפעולות שבמסגרת תהליכי העבודה למדידים. מדובר במתודולוגיות ייחודיות שמותאמות לארגון הספציפי שלך. חדשנות אינה רק היכולת ליצירתיות אלא גם המורכבות שבמדידת תהליכים ושיפורם עוד בטרם הושגה התוצאה. לחץ למעבר לסדנת חדשנות ומוטיבציה.
באי"מ הדרכות אנו מודדים תהליכים ומשביחים תוצאות. למידע נוסף מומלץ לקרוא מאמר בנושא: "מלפ"א מערך לימוד פנים ארגוני".
