"בתחילה למד את משמעות דבריך ואחרי כן דבר" ראלף וולדו אמרסון.

מהי אותה תקשורת ארגונית שכולם עליה מדברים ואותה לא מבינים ?

תקשורת ארגונית היא שיח דו כיווני שמתקיים בין ההנהלה לבין העובדים, בכל הרמות ובכל הדרגים. ממרבית הארגונים מדובר בהובלה או הכוונה של הדרג הניהולי את הדרג המבצע, העובדים.

כיצד יודעים אם תקשורת ארגונית הקיימת בארגון פועלת כשורה ?

כדי להבין אם תקשורת ארגונית פועלת נכון ובאופן בריא יש לשאול מספר שאלות ובאמצעות המענה עליהן לגלות עד כמה התקשורת הארגונית מסייעת בהשגת המטרות של הארגון או החברה העסקית.

א.     האם המסרים שעוברים מהדרג הניהולי לדרג המבצע (עובדים) מובנים לעובדים ?

ב.     האם הדרג הניהולי רואה שהמסר הועבר ומבוצע בדיוק כפי שציפה או רצה ?

ג.      האם התקשורת הארגונית מניעה את העובדים ?

חשוב לזכור שלא משנה מה ליבת פעולתו של הארגון או החברה העסקית, תקשורת היא מרכיב הכרחי וחיוני בפעילות הארגון, בדיקות התכנות, סקרים, תוכניות עסקיות יכולות להיות מדהימות אך בפועל מי שמביא את הדברים והמשימות לכדי ביצוע הם אנשים, עובדים, פועלים באמצעות דיאלוג, שיח, תקשורת ארגונית. לתקשורת ארגונית השפעה על התנהגות ארגונית.

תקשורת ארגונית

האם תקשורת ארגונית הינה פנים ארגונית בלבד ?

תקשורת ארגונית עוסקת בעיקר בתקשורת בתוך הארגון אולם יש חלק שלם שמתעמק בתקשורת של הארגון החוצה, עם ציבור לקוחותיו ועם ספקיו לדוגמא.

על מה משפיעה תקשורת ארגונית ?

תקשורת ארגונית משפיעה על דרך העברה, הבנה וביצוע המסרים שבין המנהלים לבין העובדים. היא משפיעה על אופי מערכות היחסים בין הפרטים בארגון או בחברה. תקשורת ארגונית בעלת השפעה הרת גורל על תהליך קבלת ההחלטות בארגון, על הקשר הישיר ושיתופי הפעולה בין צוותים, מחלקות, מנהלים וכמובן עובדים. (לחץ למאמרים בנושא: פיתות צוות מנהלים, פיתוח צוותי עבודה ואסטרטגיות לפיתוח צוותים)

איזה סוגי תקשורת ארגונית קיימים ?

תקשורת ארגונית פורמאלית – התקשורת הפורמאלית מתייחסת למידע שעובר בארגון או בחברה באמצעים המקובלים, ישיבות ופרוטוקולים, חוזרי מנכ"ל, התכתבות בדואר אלקטרוני, מסמכים, ועדות היגוי ועוד.

תקשורת ארגונית בלתי פורמאלית – כיאה למשהו שאינו פורמאלי מדובר בכל המידע והמסרים שמועברים שלא באמצעים המקובלים, שיחות מסדרון, לעיתים רכילות. לכאורה מדובר במידע שאינו קשור בארגון אך בחלק גדול מאוד מהמקרים המידע הזה קשור בטבורו לארגון ויש לו השפעה על תהליכים, עובדים ותוצאות.

יש חלוקה נוספת שהיא בין תקשורת פרונטאלית (תקשורת שנעשית פנים אל פנים, ישיבות צוות וכד') לבין תקשורת מבוססת טכנולוגיה (דוא"ל, מערכת צ'אט פנימית, טלפון, פקס וכד').

כיווני המסרים – תקשורת ארגונית

העברת מסרים כלפי מטה – תקשורת ארגונית שעוברת מהדרג הניהולי הבכיר ויורדת ברמות ההיררכיה עד לעובד הזוטר. דרך טובה למסד נהלים, הוראות, משימות ולעיתים גם יעדים.

העברת מסרים כלפי מעלה – המסר או המידע מועבר מ"תחתית הסולם", מהדרג הזוטר מעלה לדרגות הניהול הבכיר, כשבמרבית המקרים כל שלב מסנן חלק מהמידע או המסר.

תקשורת רוחבית (או תקשורת אופקית) – העברת מסרים בין קולגות, דרגים מקבילים, בארגון. מטרתה המרכזית הוא תיאום וביצוע משותף. בחלק גדול מהארגונים הדבר מעוגן בנהלי עבודה ובממשקי עבודה והגדרות תפקיד.

פיתוח מנהלים
לחץ למאמר על פיתוח מנהלים

תקשורת ארגונית וניהול

רבים הם המקרים שבישיבת המחלקה או הצוות רוטן המנהל בכעס על העובדים שלא מבינים את מה שהוא מורה להם לבצע. במרבית המקרים המנהל חושב שהבעיה היא בעובדים מבלי להבין שהדרך בה הוא מעביר מסרים אינה ברורה דיו. יש כלים ניהוליים או מיומנויות ניהול שעוסקות בכך ומאפשרות למנהל ללמוד כיצד להבעיר את המסר ובעיקר כיצד לוודא שהמסר לא רק הועבר אלא הובן כפי שרצה אותו מנהל.

התקשורת הארגונית משפיעה רבות על תפיסת העובד את מנהלו, היא זאת שמאפשרת למנהל להפוך למנהיג ולהוביל את צוותו.

עצות למנהלים לחיזוק ושיפור תקשורת ארגונית:

א.     הקשיבו! "ניתנו לנו שתי אוזניים ולשון אחת, כדי שנקשיב יותר משנדבר" אברהם אבן חסדאי הלוי.

ב.     חישבו מה מטרתכם ובנו מסר או העברת מידע שתסייע להשגת המטרה שלכם. למשל האם לצעוק על הצוות: "ככה בחיים לא נעמוד בזמנים" גורם להם להבנה מה מבוצע באופן לא נכון? מה מעכב אותם? מה לא בסדר? או שרק מדובר בפורקן של כעס ותסכול?

ג.      התאמת המסר – בארגון יש מגוון אנושי ולכן יש להתאים את המסר באופן כזה שמקבליו יוכלו להבינו, להפנימו ולבצעו.

ד.     בקרה ומדידה – חובה לייצר מערכת שתוודא את הבנת המסר, את ביצוע הפעולה או המשימה באופן שבו התכוון המשורר. מטרת הבקרה היא לוודא הבנה ולשמור על עבודתה תקינה ושוטפת ומטרת המדידה היא לאפשר הערכה ושיפור של דרך העברת המסרים בארגון.

ה.     לא די במנכ"ל שמבין את רזי התקשורת הארגונית אלא גם במתן כלים ניהוליים ומיומנויות לדרגי הניהול השונים לשימוש בתקשורת ארגונית טובה ובריאה.

ו.        היזון חוזר, משוב ותגובה הם כלים מעולים לוידוא הבנת המסרים. יש לעודד זאת בכל דרגות הארגון מדרג העובדים הזוטרים ועד לדרגי הניהול הבכירים.

ז.       הכרה ומילים טובות – הכרה בפעולה ותרומה של כל פרט בארגון וכמוה גם מילות שבח הן אחד מהכלים הטובים ביותר בתקשורת ארגונית ובהגברת המוטיבציה בארגון.

ח.     דלת פתוחה – הרגילו את כל הארגון, מנהלים ועובדים לנהוג בשקיפות, לאפשר למסרים לעלות מלמטה כשפתם וללא סינון ופרשנות, ולהיפך. תצמצמו את הצורך ברכילות, שמועות ופרשנויות אישיות שלרוב מזינות תחושות ורגשות שאינן תורמות ליעילותו של העובד, המנהל והארגון.

ט.    הטמיעו מערכת מלפ"א מערך לימוד פנים ארגוני לשיפור.

באי"מ הדרכות קיימות מספר הדרכות וסדנאות לתקשורת ארגונית ותקשורת בין אישית. התכנים שמועברים מאפשרים למשתתפים לחוות יחד את השינוי שבתקשורת, להכיר טוב יותר את דרכי התקשורת שנכון לכל אחד ואחד. בחלק מהסדנאות מועבר שאלון שנקרא "דרך התקשורת שלי" שבאמצעות שאלות מייצר למשיב "פרופיל התקשרות" שנכון לשוחח עימו. לאורך המפגשים מסתובבים המשתתפים עם מדבקה שמציגה את הפרופיל שלהם כדי להקל על השיח ביניהם. כך לומדים המשתתפים לזהות צורות תקשורת ובעתיד יוכלו בקלות לזהות אצל עובדים ומנהלים אחרים (שלא היו בסדנאות) את דרך התקשורת הנכונה להם עקב הדמיון שבין התנהגותם להתנהגות משתתפי הסדנה בעלי פרופיל תקשורת דומה. בחלק מהמקרים המפגש האחרון מתקיים אחרי שהמשתתפים ביקרו בתערוכה "הזמנה לשקט" במוזיאון הילדים בחולון, תערוכה שעוסקת בעולם הדממה – בתקשורת של עולם החירשים. תערוכה שמהווה הזדמנות נדירה להבנה והפנמה של תקשורת שמיעתית בפרט ותקשורת בכלל. בסוף המפגש מתקיים דיון פתוח שמסכם את החוויות ממפגשי הסדנה.

זיכרו – לחשוב, לבנות מסר, להעביר אותו, לוודא הבנה, לבקר יישום, למדוד ולשפר לעתיד לבוא.

צור קשר
לחץ לקבלת הצעת מחיר