הבעיה: התייחסות למבנה ארגוני כאל מושג אקדמי ארטילאי

המשמעות: היכולת לשפר ולהתייעל באופן תדיר ושיטתי מושפע גם מהמבנה הארגוני של החברה או העסק. 

הפתרון: להכיר את התפיסות השולטות וליישם את התפיסה של הפירמידה ההפוכה

צור קשר
רוצה להטמיע את הפירמידה ההפוכה – לחץ להשארת פרטים

מה זה מבנה ארגוני ?

מבנה ארגוני הוא שם כולל למערכת יחסי הגומלין והגדרות התפקידים הרבים שיש בארגון. הרעיון ביצירת מבנה ארגוני הוא תכליתי ומטרתו לייעל. המבנה הארגוני הוא התשתית עליה מושתתות הפעילויות והפעילות של הארגון. ממבנה ארגוני ניתן לגזור את המחלקות השונות, תחומי סמכויות, הכוונת ה"תנועה" בארגון הן של אנשים והן של חומרים. המבנה הארגוני נועד כדי לתת מענה נכון למערכת השיקולים הקשורים לתכליתיות וליעילות. בחלק מהארגונים ובחלק מהמקרים נכנסים לתוך השיקולים האלה גם שיקולים אישיים, פוליטיים, תרבותיים וחברתיים.

המבנה הארגוני מייצר התמחויות שונות הדרושות לארגון. העבודה מחולקת למספר תחומים ובכל תחום עוסקים מספר אנשים אשר הופכים מומחים (באמצעות הניסיון הנצבר ובהכשרות והשתלמויות ספציפיות לתחומם). רמת המיומנות של כל יחידה כזאת ואף של עובד ספציפי בתוכה הולכת וגדלה ובכך הופכת את הארגון ליעיל יותר. החיסכון בזמן הוא גם בזכות אופי המשימות הדומה שיש בידי כל עובד דבר שמונע את הבזבוז שבמעבר בין משימה מסוג אחד למשימה מסוג אחר. זאת במקביל לכך שלמשימות הדורשות ידע ומיומנות גבוה ישתמשו בעובדים מוכשרים ולעומת זאת במשימות פשוטות יותר יוכלו להשתמש בכוח עבודה פחות מנוסה. אולם, אליה וקוץ בה, המבנה הארגוני ה"יעיל" עלול לייצר תפקידים שבהם אין הרבה אחריות או תפקידים עם התמחות כה ספציפית שהעובד ירגיש חסר תועלת או חסר חשיבות ויהפוך עצמו ל"בורג קטן במערכת" ביטוי שנובע מדימוי הארגון למערכת מכנית. באי"מ הדרכות אנו פועלים מתוך הנחה שהארגון מזכיר יותר את בן האדם כמערכת ולא מכונה או מערכת מכאנית. כמובן שגם לחיסרון שהוצג לדוגמא יש פתרונות רבים החל מהגדלת תחום האחריות בכל זמן מסוים ועד רוטציה. כשעוסקים בפיתוח ארגוני המבנה הארגוני של החברה מהווה מרכיב חשוב כבר באבחון ארגוני של החברה וכמובן לאורך כל עבודת הייעוץ הארגוני.

ניהול משברים תובנות מהתרסקות מטוס

מושגים כלליים במבנה ארגוני

פעם ובחלק גדול מהארגונים, בעיקר המסורתיים והוותיקים המושג מוטת שליטה התייחס למספר העובדים הכפופים למנהל בארגון ובאה בהלימה לדרגתו של אותו מנהל בארגון. היום המצב שונה כיוון שהיחס של מנהל לעומת מספר הכפופים לו, לא תמיד מלמד או בא בהלימה מלאה עם דרגתו בארגון, בוודאי שלא ניתן להקיש מכך גם על תפוקתו ותרומתו היחסיים לארגון. גם למוטת השליטה יש טווח הגיוני. מוטת שליטה על ציבור קטן תייקר את הוצאות הארגון כיוון שיהיה צורך ביותר מנהלים, יתרה מכך מוטת שליטה צרה מקטינה את העצמאות של העובד ובכך פוגעת ביצירתיות, ביזמות ובחופש הפעולה. זאת לעומת מוטת שליטה רחבה מידי שתביא לחוסר יעילות כיוון שהבקרה והפיקוח כמו גם חניכה ומשוב יהיו פחות אפקטיביים עקב ריבוי העובדים שתחת אחריות המנהל.

מושג חשוב נוסף הוא ביזור ומרכוז הסמכויות. הביזור הוא האפשרות שניתנת למנהל באמצעות הסמכויות שניתנו לו כמו גם מגוון התחומים בהם הוא רשאי לפעול. נכון לומר שביזור הוא אפשרויות הפיזור של הסמכויות בין דרג ניהולי ברמות ודרגות שונות בארגון. מרכוז הוא דרגת הארגון שבו מתרכזות ההחלטות לפעולה. דבר שכמובן יכול לפגוע הן בחופש הפעולה של מנהלי דרגות הביניים וכמובן ליצור צוואר בקבוק בארגון כולו. בכל מקרה ניתן לשחקו להרכיב לתחומים ותפקידים שונים רמות ועוצמות של מרכוז וביזור סמכויות כדי לאפשר מחד התנהלות תקינה ותגובה מהירה ומאידך לדאוג שהפעולות הקריטיות, המדיניות כמו התוכניות לטווח הארוך יוכוונו ע"י הדרג הניהולי הבכיר. גם כאן נציע באי"מ הדרכות לבצע זאת תוך שיתוף חלקי ומדוד של דרגי הביניים ולעיתים אף מדגם מהצוות הזוטר. פעולות שיכולות לסייע לשיפור הארגון הן: פיתוח צוותי עבודה, פיתוח הדרכה, הגברת המוטיבציה באמצעות השיתוף. פעילות היועץ הארגוני יכולה גם להתמקד בייעוץ ארגוני למנהלים או בהבניית תהליכי עבודה, הגדרות תפקיד וממשקים בתוך הארגון.

מושג חשוב הוא פורמליזציה. עומק והיקף ההגדרות בתוך הארגון, החל מהגדרות תפקידים, אחריות, סמכויות ועד לפעולות לביצוע, אישורים, פיקוח, סינרגיה וכד'. פורמליזציה חזקה תהה כזאת שתגדיר לעובד מה לעשות בדיוק ובכמה זמן באופן מוגדר מראש. יהיו בה חוקים ונהלים ארגוניים ברורים והגדרות תפקיד מפורטות. זאת לעומת פורמליזציה חלשה שבה לעובד סביר שיהיה יותר חופש פעולה בתפקידו.

למה משמש המבנה הארגוני ?

יש שלושה מבנים נפוצים של מבנה ארגוני, מבנה פשוט, מבנה ביורוקרטי ובמנה מטריציוני. מבנה ארגוני פירמידה הפוכה הוא תפיסה רעיונית למבנה ארגוני.

מבנה פשוט – מבנה שיש בו מספר קטן של דרגות היררכיות, לדוגמא שלוש דרגות אנכיות: צוות זוטר, שני מנהלי ביניים, מנכ"ל או בעלים. מדובר במנה שמאפיין עסקים קטנים רבים. במבנה זה יש מרכוז סמכויות (רוב ההחלטות מתקבלות פה אחד והכוונה כאן לאדם אחד שמחליט ולא לתמימות דעים), מוטת השליטה מאוד רחבה והפורמליזציה לרוב חלשה.

מבנה ביורוקרטי – מבנה שעם שמו נקשרים לא פעם אמירות שליליות (על לא עוול בכפו). מבנה שמאופיין בתחומי עבודה ותפקידים "שגרתיים" בהתכוון לפעולות רגילות וקבועות שעל העובדים לבצע. בתוך המבנה יש חלוקה מאוד ברורה לתפקידים, תחומים, משימות והתמחויות (שלעיתים נוצרות מעצם החלוקה). במבנה זה יש פורמליזציה חזקה ונהלים קשים ביותר. זהו מבנה שבו יש מרכוז סמכויות ומוטת השליטה הינה צרה. מדובר במבנה שלמרות הקשר האסוציאטיבי השלילי הינו המבנה הטוב והיעיל ביותר לביצוע משימות סטנדרטיות וקבועות. שיקול הדעת של העובד הינו על גבול הבלתי אפשרי בגלל הפורמליזציה הנוקשה והחזקה. דבר שכמובן מאשר העסקת מנהלי ביניים עם רמת הכשרה נמוכה יותר (אין כאן הכרח לראש יצירתי וחדשני). יחד עם זאת מדובר בתפקידים שהמיומנות בהם הולכת וגדלה ובכך משבחת את התפוקה. חיסרון של מבנה זה הוא שעצם החלוקה לפי תפקודים עלולה ליצור מצב שבו שתי יחידות בתוך הארגון יכולות להיות עם מטרות שסותרות ובכך לפגוע ביעילות הארגון. חיסרון נוסף הוא שהיעדרות היצירתיות והחדשנות כמו גם חופש הפעולה יוצרת מצב שבעיות או אתגרים שאינם מוגדרים היטב לא יכולים לקבל פתרון מהיר וקבוע. התלונה הנפוצה ביותר במבנה ביורוקרטי הינה שכל הפתעה או אירוע לא צפוי יעורר קושי בהתמודדות איתו ובמתן מענה ופתרון של העובדים בארגון.

מבנה מטריציוני – מדובר במנה שהינו שילוב של רמה פונקציונאלית (בדומה למבנה ביורוקרטי) עם רמה של מוצרים. יתרונו המרכזי של מבנה כזה הוא פיזור המומחיות בארגון בין מוצרים ושירותים שונים של הארגון. דבר שמשפיע על היעילות וחיסכון כיוון שנמנעות כפילויות ידע ומידע. זהו מבנה שמתאים לשוק תזזיתי ודינאמי כיוון שהוא מאוד גמיש. ניתן להקים צוות למוצר או שירות מסוים ולפרקו ברגע שאין בו צורך. החיסרון במבנה כזה הוא "אחדות הפיקוד" עצם הכפיפות לשני מנהלים יכול לייצר אצל העובדים קונפליקט ובלבול. קונפליקט שיכול להיות מועצם במידה ושני המנהלים מושכים לכיוונים שונים.

מבנה הפירמידה ההפוכה הינו בסיס רעיוני לבניית מבנה ארגוני ויכול להיות מוכל על מספר מבנים ארגוניים בעוצמות שונות באמצעות כלים של שינוי ארגוני .

הפירמידה ההפוכה  מבנה ארגוני מוצלח

מבנה ארגוני פירמידה הפוכה
מבנה ארגוני – הפירמידה ההפוכה

מדובר במבנה ארגוני שבו דרגי הניהול תומכים בעובדים המשרתים את הלקוחות. בבסיס הפירמידה (החלק הצר והתחתון ביותר) נמצא מנכ"ל החברה ובבסיסה העליון נמצאים הלקוחות.

בבסיס הפירמידה (הקודקוד התחתון) נמצא מנכ"ל החברה, הוא מהווה את התשתית לעבודת המטה הניהולי. המטה הניהולי נמצא מעל המנכ"ל ומקבל ממנו שירותים (החלטות, מדיניות וכד') ומספק שירותים למדרגה הבאה בפירמידה ההפוכה, צוות מנהלי הביניים. צוות מנהלי הביניים נמצא מעל המטה הניהולי ומתחת לצוותי העובדים של החברה. הם אלה שמהווים את התשתית לצוות העובדים. העובדים נמצאים מעל למנהלי הביניים ומתחת ללקוחות. המקום הגבוה ביותר בפירמידה ההפוכה הוא הלקוחות שלהם החברה מספקת את השירותים והמוצרים.

מבנה זה מתאר באופן ויזואלי את מרבית הארגונים והחברות מבחינת כמות האנשים, יש יותר עובדים ממנהלים, יותר מנהלים ממנכ"לים וכמובן יותר לקוחות מעובדים. כך שאם נציב את הפירמידה על בסיסה הרחב נקבל צוואר בקבוק בחלקה העליון. כאשר היא עומדת על קודקודה ברור שתפקידו של המנהל הוא לאפשר לאלה שמעליו לבצע את מלאכתם, משמע להסיר מכשולים וחסמים ולא להוות את הצקה העליון אלא את הבסיס. מנכ"ל לא ראוי יכול בקלות להרוס את הפירמידה שנשענת על בסיס צר קטן ונקודתי – המנכ"ל. מנכ"ל ראוי יודע לשמור על שיווי משקל ואיזון ולאפשר לכל בעלי התפקידים לבצע מלאכתם למען הבסיס הגבוה ביותר בפירמידה שהוא הלקוחות.

ניתן לקרוא עוד על תפקידו של המנהל כמסיר חסמי צמיחה ומכשולים במאמר: "פיתוח מנהלים משל הטרקטור".

התוצאה המתקבלת ממבנה ארגוני ע"פ תפיסת פירמידה ההפוכה, היא מחויבות ארגונית, אחריות וערבות הדדית, לכידות ארגונית, מוטיבציה גבוהה, ראיית התפקוד והשיפור כאתגר תמידי, רצון להתפתחות אישית וארגונית. בשיטה זו אין חיפוש של "אשם" אלא ניסיון לתיקון ושיפור העתיד לבוא. העובד אינו מרגיש שמנהלו "עומד לו על הראש" דבר שעלול להביא להיעדר יצירתיות, חיפוש אליבי, הקטנת ראש, "יס מן", אי אמון – שיגרמו לחוסר לויאליות וחוסר אכפתיות לארגון.

בשיטה זו לא ניתן להפריד בין שירות פנים ארגון לבין שירות חוץ ארגון. דהיינו, שירות פנים ארגון ראוי ונכון לעובד יביא לשירות חוץ ארגון (ללקוחות) מעולה.

תפקיד המנכ"ל – להסיר מכשולים מהמטה הניהולי – לאפשר למטה הניהולי לעשות את עבודתו, לייעץ, לעזור, להכווין.

תפקיד המטה הניהולי – להוות בסיס איתן למנהלי הביניים של החברה, להיות גוף שמאתגר ומסיר מכשולים, עוזר בפתרון הבעיות, בוחן הצעות ייעול ושיפור, תומך ומלמד, מפקח ומבקר וזאת כדי להביא את העובדים לתוצאות טובות יותר.

תפקיד העובדים – להוות תשתית לציבור הלקוחות בכל התחומים הקשורים אליהם וגם מעבר לכך. לקוח לא מרוצה שפונה לארגון שבו המבנה הארגוני כפוף לתפיסה הרעיונית של פירמידה הפוכה יקבל עובד שמבין שתפקידו לתת מענה שירצה וישביע את רצונו של הלקוח.

אי"מ הדרכות – פיתוח ארגוני יוצר מציאות, שמח לסייע בידיך להפוך את הפירמידה עבורך ולהירתם להצלחת חברתך.

לחץ לקבלת הצעת מחיר וליצירת קשר.