ניהול זמן יעיל

 ניהול זמן אפקטיבי או ניהול זמן נכון הן אמירות שאנו שומעים כמעט בכל סביבת עבודה, בין אם מדובר בעובדים זוטרים ובין אם אלה מנכ"לים או דירקטורים.

מה זה ניהול זמן יעיל או כיצד מנהלים נכון את הזמן ?

הבעיה: בישראל חלק גדול מהעובדים בארגונים ובחברות "מבלים" את מירב שעות הערות שלהם בעבודה.

המשמעות: כשמוקדש לעבודה זמן רב כל כך הוא בא על חשבון פעולות אחרות שהינן חשובות וחיוניות לעובד, לאדם, למוחו. הדבר מוביל לירידה בביצועים (ניהול ביצועים, ניהול שינויים), לעיגול פינות ולעיתים קרובות לוויתור עצמי.

הפתרון: ניהול זמן אפקטיבי, ניהול זמן נכון.

המשמעות: אם ניהול הזמן יהיה יעיל יותר, נוכל להקטין את מספר שעות העבודה, לפנות זמן לפעולות ופעילויות אישיות שיאפשרו לנו להיות ביום המחר אף יעילים ופרודוקטיביים יותר (וכמובן להימנע מעבודה שבאה על חשבון המשפחה).

ניהול זמן
ניהול זמן

אז איך מנהלים נכון את הזמן או מהו בעצם ניהול זמן אפקטיבי  ?

ראשית חשוב להבין שהעובד ולא משנה מה תפקידו ודרגתו הוא בן אדם. "מכונה אנושית", ממש כשם שהמכונית חייבת להיות מוזנת בדלק כדי לבצע את משימתה, כך האדם חייב להיות מוזן באנרגיה (ואינני מתכוון למזון אלא למנוחה, הפסקה, שינוי) כדי שיוכל לתעל אותה למשימותיו. בעצם העובד באשר הוא פועל באופן כזה שעל מנת לבצע את תפקידו באופן מיטבי (להוציא אנרגיה) עליו לאגור אנרגיה.

העצות:

  1. המעט בשעות הנוספות – תגלה שניתן להספיק יותר משימות בפחות זמן. מידת האפקטיביות שלך הולכת ויורדת ככל שאתה עובד יותר שעות.
  2. תדאג לפעילות פנאי מהנה, החל מספורט ועד חוג קרמיקה.
  3. במידה ואתה נוהג לעבוד מהבית תקבע מסגרת זמן ואל תחרוג ממנה.
  4. בכל שעה וחצי של ביצוע משימות דומות, עצור להפסקה של חמש עד עשר דקות. נסה לבצע זאת בין מעבר ממשימות דומות למשימות אחרות. רצוי לאכול פרי ואף לחלץ עצמות או תרגילי הרפיה.

בקריצה אכתוב ש:"ניהול זמן נכון הוא לדעת לתת במאמר מספר עצות יישומיות כדי שלקורא יישאר די זמן לתהות כיצד לבצע את העצות מבלי לפגוע בניהול הזמן שלו היום":

ריבוי משימות – או כמו שקוראים לכך היום בעברית 'מולטי-טסקינג'. היכולת לחשוב באותו הזמן על שתי משימות אינה מציאותית. מוחנו עם כל עוצמתו מסוגל לדלג בין משימות אך לא לחשוב עליהן בו בזמן. לדוגמא אם אכתוב: "תחשוב על תנין", עכשיו אתה מוצא את עצמך חושב על תנין ולא על ניהול זמן. לא די בכך אלא אוסיף ואכתוב שהמחקר האקדמי מציג שיש פרק זמן שהמוח לוקח לעצמו במעבר בין משימה למשימה. יש חוקרים שטוענים שפרק הזמן הזה מרחיק את מועד סיום המשימה שהופרעה בלפחות 25%. לדוגמא לכתיבת מאמר הצבתי לעצמי 20 דקות. באמצע המאמר הפריע את מנוחתי צליל קבלת דוא"ל מלקוח, מתוך סקרנות קראתי את הדוא"ל וגם רשמתי לעצמי כיוון לפתרון לסוגיה שהועלתה. ההתעסקות גזלה ממני ארבע דקות. המשכתי במאמר, הייתי צריך לשוב ולקרא את הפסקה האחרונה, לחזור לטקסט האקדמי שאותו כבר קראתי וכשסיימתי לכתוב גיליתי שעברו 37 דקות.

העצות:

  1. רכז משימות דומות – בצע אותן ללא הפרעה חיצונית.
  2. הסר משולחן העבודה במחשב כל מסמך או קיצור שלא השתמשת בו בחודש האחרון.
  3. הנמך את צליל המחשב או בטל לחלוטין את צליל הודעת דואר נכנסת.
  4. השקט את הטלפון הנייד כשאתה עסוק במשימות שאין לך צורך בו.
  5. אל תחשוב על תנין.
  6. תכנן את המחר, היום.

סיכום קצר לניהול זמן יעיל או ניהול זמן אפקטיבי

ניהול זמן נכון מוביל לניצול זמן אפקטיבי. מומלץ לעצור את הסוסים, להקדיש מחשבה לתכנון הזמן (זהו ליבו של ניהול זמן יעיל – תכנון) ולא די בפעם אחת אלא בפעולה שחוזרת על עצמה.

בבוקר בהגיעכם למשרד תקדישו מספר מועט של דקות לניהול זמן נכון לאותו היום, לתעדוף משימות, לריכוז משימות דומות ולהחלטה על כמות ואיכות ההפסקות שתיקחו בין משימות משתנות. תמנעו מהסבת תשומת הלב כשאתם במשימה אחת למשימה אחרת. תבינו שאם אתם "רק עונים למסרון דחוף בטלפון החכם" אתם לא באמת מקשיבים למה שקורה בדיון. ניהול זמן יעיל משפר לכם את איכות החיים מחוץ לעבודה ואת ההנאה בתוך העבודה.

לחץ למידע נוסף אודות ניהול זמן וניהול עצמי או שיפור מיומנויות ניהול.

מאמרים בנושאים משיקים:

ייעוץ ארגוני למנהלים

אימון מנהלים, פיתוח צוות מנהלים

מוטיבציה, מוטיבציה בארגון