הסמיכות בין שני סוגי הניהול הינה פועל יוצא של התפיסה והפעולות הזהות שיש לעשות בכדי לשפר את שניהם. ניהול עצמי הוא מילה נרדפת לניהול זמן ולהיפך. שיפור של אחד מהם יבוא בהלימה מלאה לשיפור בשני.
החשוב ביותר בניהול זמן וניהול עצמי כשהינך מנהל הוא לדעת לאבחן מי מעובדיך, במקרה של מחלקת מכירות, מי מצוות המכירות, מתקשה בניהול הזמן שלו (מי זקוק לניהול זמן יעיל ניהול זמן אפקטיבי). במהרה תגלה שכאשר מנהל בכלל ומנהל מכירות בפרט, מציגים את השאלה כולם בטוחים שהם פשוט דוגמא ומופת ליעילות, כל פעולה שלהם היא פרודוקטיבית ואין אצלם בזבוז של שנייה. בבואנו אל המציאות והעובדות רואים בבירור שלמרבית האנשים במרבית התפקידים יש עוד לאן להשתפר בכל הקשור לניהול זמן וניהול עצמי.
אתחיל ממטאפורה שלא פעם עולה בשאלותיי אם כדי להכיר את הלקוח ואת אופן ניהול הזמן שלו ואם לעיתים בעת ביצוע ליווי וסיוע בגיוס אנשים לתפקידים בכירים או גיוס אנשי מכירות לחברות ולארגונים שעובדים עם אי"מ הדרכות שגם שם יש משמעות עצומה לניהול זמן וניהול עצמי. שאלתי מתחילה בכך שאני מציג שני אנשי קריירה שרצים בכל בוקר. האחד מסיים את הריצה חולץ את הנעליים ביושבו על הכורסה ומניחם במקומם, מתקלח וממשיך בשגרת יומו. השני מסיים את הריצה ולמרות העייפות והרצון למקלחת מהירה הוא חולץ נעליו, פורם את השרוכים, מרחיב את פתח הנעל ומניחם במקום. אז אני שואל עם איזה משני אנשי הקריירה אתה מזדהה יותר? ניהול זמן וניהול עצמי הוא בעצם התחלה של תכנון, משמע חשיבה קדימה, אל העתיד מתוך ניסיון לרתום את הזמן לטובת שיפור הביצועים העצמיים שלי. חשוב להבין שניהול זמן וניהול עצמי זה קודם כל תכנון. אותו רץ שפורם את נעליו מנצל את שניות המנוחה מריצת הבוקר כחלק מתהליך ההכנה לקראת הריצה הבאה ובכך חוסך זמן יקר.
מה זה ניהול זמן ?
ניהול זמן הינו תכנון הזמן. כיוון שמדובר במשאב שנמצא בחסר (חלק גדול מלקוחותיי טוענים שחסר להם זמן) חשוב מאוד לדעת לנצל אותו נכון ובאופן יעיל ופרודוקטיבי.
אברהם לינקולן אמר שלו היו לו שמונה שעות כדי לכרות עצים הוא היה עוסק בהשחזת הגרזן במשך שש שעות – התכנון וההכנה הם חלק עיקרי בשיפור ביצועים, ומכאן לשיפור עצמי וניהול זמן. בדיוק כפי שנדרש מעסק חדש להכין תוכנית עסקית או מהאדם האמון על ניהול השיווק לכתוב תוכנית שיווק לעסק כך יש לתכנן את לוח הזמנים שלנו. כאשר מדובר בתפקידים הבכירים ביותר חלק מניהול הזמן הוא גיבוש אסטרטגיה ארגונית, ככל שנטיב להתכונן לעתיד ונמצא מספר חלופות למספר מצבים שהעתיד צופן לנו – נוכל לצלוח אותם ביתר הצלחה.
ניהול זמן וניהול עצמי הוא בעצם תהליך המחשבה והתכנון כיצד ניתן לעשות נכון יותר ועל ידי כך לקצר את זמן העשייה ולפנות זמן לעשייה חדשה או נוספת. הדבר נכון לעובדים זוטרים כמו גם למנהלים. יחד עם זאת למנהלים ובעלי תפקידים בכירים ניהול הזמן מקבל משקל גדול יותר כיוון שמלאכת התכנון מורכבת יותר, המטרות והיעדים שאליהם יש להתכונן רחוקים יותר, אי הוודאות והמשתנים הבלתי תלויים מורכבים יותר ומכאן שכל אופי התכנון והמחשבה הוא מורכב ומאתגר יותר.
במאמר זה נתמקד בניהול זמן בסיסי, דוגמא שתמחיש את הרעיונות לשיפור ניהול הזמן והניהול העצמי.
לחץ למאמר אודות שיפור מיומנויות ניהול.
מי צריך סדנאות ניהול זמן וניהול עצמי?
כל מי שמבין שיש לו אפשרות לבצע את אותם הפעולות בפחות זמן וביעילות רבה יותר. כל אדם או עובד בחברה שאומר "אני מספיק הכל, אז אני לא צריך סדנה או הדרכה לניהול זמן" – חייב להבין שעליו להשתפר. בסדנאות שאני מעביר כבר קרה לי שהיו עובדים בכירים שטענו שהם מספיקים הכל ולהם השבתי שלא סתם "מספיק" נחשב לציון 56. אני משוכנע שכל אחד מאיתנו רוצה לעבוד כדי להצליח (ציון 100) ולא כדי להספיק (56). כשעובדים בשביל להספיק ברוב המקרים מדובר בשיטת העבודה של מכבי האש, "כיבוי שרפות" וזאת לעומת תכנון ואסטרטגיה שיכולים לשמור על השגרה תוך שמירת הראש מעל המים ואיתור הזדמנויות לצד צפיית אתגרים וסיכונים.
את/ה שקורא/ת את המאמר הזה בשעת לילה מאוחרת – חייב לשפר את ניהול הזמן שלך.
מה חשוב לי כלקוח לבדוק בסדנה לניהול זמן וניהול עצמי?
לפני הסדנה ניתן לבקש דוגמא לכלים שינתנו בסדנה ואף לשאול כיצד הסדנה מועברת. יש חשיבות רבה לאופן העברת הדברים בעיקר כיוון שעובד שלא ישתכנע בכלים המוצעים כלל לא ינסה להשתמש בהם ומכאן גם שלא יבצע שום שינוי. דבר שיביא לכך שלא יתבצע שום שיפור למרות שהועברה סדנה. לאחר הסדנה חשוב לנסות ולשאול את העובדים במהלך שגרת העבודה באיזה כלים הם משתמשים והאם הכלים האלה באמת מייעלים את העבודה ואת התנהלותם.
הדבר האחרון הוא להבין ולהפנים שלעיתים יש לדאוג לשינויים הן בהתנהגות הארגונית והן בנהלי הארגון כדי שאלה יבואו בהלימה מלאה לתכנים ולכלים שהוצגו בסדנה. לדוגמא שינוי של תאריך מתן תשלומים לספקי החברה, דבר שיכול להגדיל את היעילות של עובד החברה האמון על כך ובתנאי שיהיה תאריך אחד שרק ממנו והלאה ניתן לקבל את התשלום ולמנוע חריגות ובקשות מיוחדות חוזרות שיהפכו את השינוי לכזה שרק כתוב בספר נהלים ולא מתבצע ב"שטח". לחץ כאן למאמרים נוספים על: שינוי ארגוני, ניהול שינויים, ניהול ביצועים.
ניהול זמן וניהול עצמי מוצלחים ?
ראשית חובה שתהה הבנה שמרבית האנשים מרגישים בטוח יותר כשהם בפעולה מאשר במחשבה. אנחנו אוהבים לפעול כי אז גם אנחנו מרגישים שאנחנו עושים משהו וגם הסביבה שלנו רואה שאנחנו עושים משהו.
שנית להודות שאנחנו "תגובתיים", משמע מגיבים מיד. זאת במקום לחשוב, לתכנן ואז לבצע מהלך מחושב שיהיה יעיל ופרודוקטיבי יותר, כיוון שישכלל את כלל הגורמים ולא את אלה שעלו וצפו במחשבתנו בשנייה הראשונה.
שלישית, להבין שתכנון אינו מספק את ההנאה המיידית של "סיום ביצוע". התגמול אינו מיידי אלא בטווח הארוך. לכן אמליץ לנסות ולבנות מודולים של הערכה ותגמול שמתבססים לפחות ב-40% על התהליך ולא רק על התוצאה. כך נבטיח שהחשיבה והתכנון יהיו חלק נכבד מהתנהלות העובדים בחברה. אדם שנמדד רק על התוצאה חותר אליה כמה שיותר מהר ובמקרים רבים מפספס את האפשרות להביא תוצאה טובה הרבה יותר לו היה מקדיש זמן לתכנון. מאמר שמוקדש לנושא "תגמול והנעת עובדים – מודל שכר הישגי" יכול לשפוך אור על תגמול התהליך וכלי ניהולי לבקרה על ארגונך. באי"מ הדרכות נמליץ להטמיע מלפ"א מערך לימוד פנים ארגוני שיהווה מודל למדידה והערכה של עובדים, תהליכים ופעולות בתוך הארגון.
רביעית, להבין שלהיות ספונטני זה מצוין בהחלטה אם לקפוץ לים או לבריכה ביום שבת אך בקבלת החלטות מקצועיות שמשפיעות על מחזור מכירות, פרנסתם של עובדים, הצלחה של חברה או דומיהם נדרשת אחריות, מחשבה קדימה ותכנון! תכנון נכון הוא הערובה היחידה שבעת שמגיעה הזדמנות תוכל לנצלה ואם צפוי סיכון תוכל להיות ערוך ומוכן לקראתו.
חמישית, תמחור הזמן בדיוק כמו תמחור שירות או מוצר. כל פעולה צריכה להיות מוגדרת בתוך מסגרת זמן מסוימת. זה גם יהיה סוג של מדד בעתיד כדי לראות את השיפור וההתייעלות שלך עצמך. למשל משימה של כתיבת מאמר מקצועי לאתר האינטרנט. ניתן לתמחר אותו כך:
רעיון וכותרת למאמר – 20 דקות.
חיפוש מקורות ספרותיים (ביבליוגרפיה) – 30 דקות.
קריאת החומר וסימון דגשים ונקודות להתייחסות – שעתיים וחצי.
כתיבת המאמר – שעה ועשרה.
הגהה של המאמר – 25 דקות.
העלאתו לאינטרנט – 5 דקות.
סה"כ חמש שעות. סביר שככל שהדבר יעשה יותר פעמים חלק ניכר מהזמן יתקצר, המשמעות היא התייעלות. ערך נוסף הוא שכאשר דברים מוגדרים קל לנו לדעת היכן עלינו להשתפר.
שישית, הדרגתיות ושיטתיות – חשוב שבבואנו לבצע שינויים שמטרתם לשפר את ניהול הזמן והניהול העצמי נעשה זאת בהדרגה כדי שבאמת נעמוד בשינויים. את השינוי יש להתחיל בקטן, תחילה ננסה לתכנן שבוע, לאחר מכן חודש (לא אמליץ על התחלה של תכנון יום כיוון שיום צריך להיות מתוכנן מתוך נגזרת של שבוע כיוון שמדובר ביחידת זמן שאנו מאוד מורגלים אליה ולכן השינוי אם נעשה אותו יהיה פחות מורגש). בחודש הראשון נתכנן משבוע לשבוע. בסופו נסיק מסקנות לגבי הזמן החודשי שלנו ואז ננסה לתכנן את הזמן החודשי. בשלבים מתקדמים יותר יהיה כל המידע על ניצול ורתימת הזמן לצרכינו כך שנוכל לתכנן שנים קדימה. אדגיש שאדם שיתחיל מתכנון שנתי כשסדר יומו אינו בהיר, מאורגן וקבוע יתקשה להצליח וזאת בלשון המעטה.
שביעית, התכנון חייב להיגזר ממטרות ויעדיך, בין אם מדובר בתפקיד בארגון ובין אם מדובר באתה עצמך. את המטרות והיעדים השנתיים תחלק לפי הזמן שבחרת לתכנן. לאחר מכן תצטרך לשאול את עצמך מספר שאלות כדי לבדוק איזה פעולות דרושות וכמה זמן הן ייקחו כדי להשיג את אותם היעדים. דוגמא לשאלות לאחר הצבת היעד השבועי:
א. מה עלי לעשות כדי לעמוד ביעד? רשימה של כל הפעולות האפשרויות.
ב. לתמחר כל פעולה בזמן המוערך או הידוע שייקח לביצועה. אציין שבהערכתנו אנו שוגים כיוון שבתכנון יש תחושה של אופטימיות ולכן סביר שנתמכר פעולה בפחות זמן מאשר באמת ייקח לנו, לכן רצוי להוסיף מקדם בטיחות (באי"מ הדרכות אנו ממליצים על 20% יותר זמן).
ג. לתעדף את הפעולות לפי סדר עולה כשהפעולה הראשונה היא זאת שמוגדרת מניסיונך כטובה ביותר (היעילה ביותר).
ד. במידה ואתה תלוי בעוד גורמים אז גם לשאול על מי להטיל את הפעולה (או מי יעשה אותה טוב יותר?) ומתי עליו לבצע את הפעולה? (במקרה ומדובר בפעולה שיש לה קשר לפעולות אחרות).
ה. מיקום – היכן יהיה המקום שבו נכון יהיה לבצע את הפעולה, למשל ישיבת סיעור מוחות במשרד תהווה אתגר קשה יותר מאשר יציאה החוצה וניתוק מכשירי טלפון. ישיבה מוקדם בבוקר לפני שכל עובדי המשרד מגיעים תהה שונה לחלוטין מישיבה במהלך שעות העבודה השגרתיות.
שמינית, רכז משימות. משימות דומות יעשו באופן מהיר יותר מאשר משימה מסוג אחד ומעבר למשימה מסוג אחר. לדוגמא מענה על עשרה דוא"לים ברצף וקיום שתי שיחות טלפון יקחו פחות זמן מאשר מענה על ארבעה דוא"לים, קיום שיחת טלפון, עוד מענה של שני דוא"לים, קיום שיחת טלפון שנייה ואז מענה על שישה דוא"לים. לכן השתדל לרכז עד כמה שניתן משימות דומות.
תשיעית, הימנע ותמנע כל הפרעה, בעודך עובד על דבר מסוים נסה למנוע הפרעות חיצוניות, דהיינו, צליל של קבלת דוא"ל (למוח האנושי לוקח לפחות שלוש דקות לחזור לקו המחשבה לאחר הפרעה כזאת). סדר הן את שולחנך והן את מסך המחשב. שיהיו רק הדברים ההכרחיים לעבודתך, על שולחן העבודה של המחשב שיהיו הטפסים שבהם אתה משתמש קבוע וכל השאר בספריות המחשב.
עצה עשירית ואחרונה, נצל את הזמן שהרוב לא מנצלים: זמן נסיעה, זמן המתנה וכד'. הכן לך חומרים מקצועיים, משימות וכד' שתוכל לבצע בזמנים האלה, כך שגם אותם תרתום ללוח הזמנים שלך. לקוח שלי עונה על כל הדוא"לים של יום אתמול בנסיעת הרכבת בבוקר אל מקום עבודתו מצפונה של ישראל עד לתל אביב.
חשוב להבין שבכדי להגיע לתוצאה, לממש את המטרות או להשיג את היעדים יש לבצע פעולות ומשימות. לכן חשוב תמיד לדעת מה המטרה שלשמה מבצעים את הפעולות ולפעול על פיה ולתכנן. מידע נוסף על בניית חזון מטרות ויעדים.
בכל יום השאר מרווח ביטחון של זמן לכל מה שאינו בשליטתך כמו עסקה דחופה, פרסום שחייב להיות מיידי, תקלה ובעיה וכד'. תכנון הוא ההחלטה מה יש לבצע ותזמון הוא הקביעה מתי יש לבצע את שהוחלט בתכנון. בתכנון יומך ובתכנון בכלל אמליץ על השארת 25% לפחות משעות העבודה לבלתי מתוכנן. גם אם הכל יעבוד כשורה בטוחני שתמצא את הזמן ה"מיותר" כזמן מועיל ביותר לחשיבה.
הדבר האחרון שחשוב לשמור עליו מכל משמר הוא שעה "לעצמך", שעה קבוע או משתנה, אך קיימת בכל יום באופן שיטתי ועקבי שבה זהו הזמן שלך: ללא קבלת שיחות טלפון, ללא מענה לטלפון הנייד, ללא מבקרים ופגישות, ללא יציאה או כניסה של מזכירתך, ללא דוא"ל פתוח. ללא שום הסחת דעת. תגלה במהרה שזאת השעה הפרודוקטיבית ביותר.
באי"מ הדרכות ניהול זמן וניהול עצמי הם חלק מהכלים שניתנים לארגונים ולחברות ששכרו את שירותי החברה (שירותים: ייעוץ ליווי והדרכה במכירה) וזאת כחלק משינוי ארגוני שמטרתו הוא שיפור מכירות בפרט ושיפור ביצועים בכלל בכדי להביא לחברה טובה ובריאה יותר ולהגדלת מחזור מכירות לטווח הקצר והארוך.
את לוח הזמנים שיצרת תלה במקום שגלוי לעיניך, מקום שאתה יכול בהינף מבט לראות אותו. אשתף ואכתוב, שאצלי במשרד על דף אחד כתוב הלו"ז היומי יחד עם המשימות והמטלות הקבועות החודשיות והכל על דף אחד באופן בולט וברור.
