ניהול בשיטת אימ

אימ תרצה זה תלוי בך

ניהול בשיטת אימ – מה זה ניהול בשיטת אימ?

שיטת אימ היא גישה ניהולית שליבתה השבחת והעצמת ההון האנושי של חברה ו/או ארגון. מדובר בגישה ניהולית עם מעטפת של כלי ניהול שמסייעים למנהלים להביא לשיפור ביצועים ובעקבותיהם מדידה והערכה מחדש. תפקידו של המנהל לייתר את עצמו (מנהל מכווין יותר מאשר מנהל מוביל) ובכך לאפשר לכל אחד מעובדיו ועמיתיו לשפר את עצמם. מדובר בגישה שמביאה לתחושה של מסוגלות עצמית גבוהה וככזאת מעודדת יצירתיות, יוזמה ואחריות אישית בקרב עובדים ומנהלים. ניהול בשיטת אימ משתמש בניהול על פי ערכים כבסיס איכותי התומך ומשפר את הניהול בפרט ואת הביצועים בכלל.

(יועצי ומנחי אימ לומדים את ערכי החברה שבה מטמיעים את שיטת אימ ומייצרים את הדרוש כדי לדוור ולדבר את הערכים עד לרמת הפרט בארגון, וממנו החוצה אל ציבור הלקוחות. ניהול ועבודה ע"פ ערכים מהווים תשתית ארגונית חזקה וטובה יותר לשיפור ביצועים)

ניהול המוביל לשיפור ביצועים

ניהול בשיטת אימ מהווה תשתית בריאה לשיפור ביצועים (הגדלת מחזורי מכירות, שיפור תפוקות העבודה, שיפור השירות, תהליכי התייעלות וכד') תוך צמצום תחלופת עובדים ומנהלים ובאקלים ארגוני חיובי וחיוני. מנהלים הפועלים עם כלי הניהול של השיטה מתבלטים בקרב עמיתיהם ועובדיהם, והם בעלי תחושה של מסוגלות עצמית גדולה יותר, אקטיביים ופרודוקטיביים יותר. אנשיהם מרגישים מחוברים יותר לארגון ושייכים יותר ליחידתם הארגונית.
חשוב לציין, שניהול הוא המצאה אנושית ולא כישרון מולד. נכון הוא, שיש תכונות אנושיות מולדות שמסייעות למנהלים להתבלט ולהצליח יותר מאחרים ועדין מדובר בשילוב בין תכונות אנושיות חיוניות לניהול לבין מיומנויות ניהוליות נרכשות (אותן אנו מלמדים בהכשרות ובסדנאות השונות של ניהול בשיטת אימ).

 

הבסיס לניהול "אימי" הוא שלושת עקרונות הניהול של השיטה:

ניהול הינו אוסף פעולות הנהגה, הדרכה והכוונה של אנשים ורתימתם לעבר מטרות ויעדים.

ניהול לאור המטרה מחייב שימוש מושכל במשאב האנושי, בהון ובנכסי הארגון. ביסודו נמצאת ההבנה של מהות תפקיד המנהל, חזונו, ערכיו ומטרותיו.

לאן? כיצד? ומה?

לאן ברצוני להגיע? מה ארצה להשיג? ידיעת המטרה

כיצד – הערכים וההתנהגות שיובילו אותי אל המטרה

מה – הבנת תפקידי ומשימתי וממקום זה פועלי

מנהל הינו הגורם הבכיר ביותר עבור עובדיו וככזה אינו "שווה" להם. הוא יכול להתנהג בצורה חברית, אולם הוא מרכיב בכיר יותר בהיררכיה הארגונית והאחריות על אנשיו, תפקודם, פועלם ותחושתם בארגון, היא תחת אחריותו הבלעדית. המילה אחריות מתחילה באות הראשונה א' ומסתיימת באות האחרונה ת', היא מכילה את הכל כמו התפקיד. 

הבנת המסר באחריותי

הכוונה ובקרת התהליך כמו גם מסקנות תוך כדי, הם מרכיב חיוני

קידום והנעת התהליך בידי, מחויבות היא מה שהופך הבטחה להצלחה

היא אמונתו של אדם לגבי יכולתו. אמונה שתביא לביצוע. אדם בעל תפיסת מסוגלות עצמית גבוהה מעריך את יכולתו להתמודד בהצלחה עם משימות שונות ומורכבות. היעדרה של תחושת מסוגלות תחליש את הנעתו הפנימית של האדם, תגרור מחשבות על כישלון ותפגע ביכולתו להשפיע על הצלחתו ופועלו. על המנהל לפעול תמיד להגברת תחושת המסוגלות העצמית של עובדיו.

הדרכת אנשי ממקום מאפשר ומלמד. אציג את חוקי המשחק וכיצד "צוברים נקודות" כיצד מצליחים. אפעל לתחושת שייכות ושותפות ובעיקר למידה ומדידה לשיפור.

שיטת אימ עוסקת ברקימת מערכות יחסים באמצעות שלושה שלבים ומספר טכניקות מסייעות. הבסיס האקדמי לשיטה נטוע בתחומי מדעי המוח והפסיכולוגיה. השיטה מצליחה כיוון שהיא פועלת על תבניות החשיבה ומודלים של השפעה.

כלי הניהול של השיטה

באמצעות כלי הניהול שמלווים את השיטה, נוצרת שגרה ניהולית, מדידה שניתנת להערכה ושיפור וככזאת מייצרת תשתית ארגונית מעולה לשיפור ביצועים. ניתן למדוד:

  • תהליכים ארגוניים ועסקיים
  • עובדים ומנהלים או יחידות ומחלקות
  • תוצרים ותפוקות

אלה מאפשרים לדעת היכן למקד את תשומת הלב הניהולית, חלוקת משאבי הארגון, איתור מנועי צמיחה או חסמים, זאת עד רמת הפרט, כמו למשל העובד שהכי צריך את משאב הזמן של מנהלו או היחידה בעלת פוטנציאל הצמיחה והשיפור הגדול ביותר או מיקוד בשירות או במחלקה שחוו את הירידה הגדולה ביותר ועוד.

השימוש בכלי הניהול של ניהול בשיטת אימ מטייבת ומשפרת בעצמה

כלי הניהול של השיטה יכולים לייצר תחושה של מסוגלות עצמית, מחוברות ושייכות ארגונית ולהכווין לשינוי ושיפור עצמי אצל כל עובד ומנהל. זאת גם במקומות בהם השינוי יהיה בעל ההשפעה הגדולה ביותר לאדם או לארגון.
הניהול נעשה בהתאמה אישית לכל עובד והמדידה מול העובד היא בעיקר של שיפור עצמי ופחות השוואה בינו לבין האחרים.
למשל מנהל שמוצא עובד שלא מבצע את הדברים באופן הראוי, אחריותו לאתר את הסיבות לכך ולסייע לעובד לבצע זאת נכון. הגישה הניהולית יוצאת מנקודת הנחה שעובד שמגיע למקום עבודה רוצה שיעריכו אותו, הוא רוצה להצליח ולכן תפקידו של המנהל הוא להסיר את המכשולים בפניו. בעיות משמעת יכולות להתעורר כשעובד לא מרגיש מוערך או שייך. טיפול משמעתי עלול להחריף ולהרחיב את הבעיה ולכן על המנהל לחשוב כיצד לסייע לעובד ומה חסר לו?
דוגמא נוספת: עובד שמוצע לו קידום ואינו מעוניין בו, במקום להציע סכום גדול יותר או חלילה להתעמר בו על הסירוב, בניהול בשיטת אימ יחפש המנהל את מה שהביא את אותו העובד המוערך לסרב – יתכן והסרת חסם הצמיחה הזה יהיה צוהר לטיפול בעובדים נוספים שחשים באותו אופן ולהם לא הוצע הקידום.

חלק מהחברות והארגונים שאימצו ניהול בשיטת אימ

סרטון קצר עלינו…

 

דוגמאות לכלי הניהול של שיטת אימ

כל כלי הניהול מתבססים על הרצון של מנהל להביא את עובדיו לתחושה של מסוגלות עצמית גבוהה ולעגן אותה בשינויים בעבודה ובשינויים עצמיים שיבצע העובד כדי להגיע להישגים טובים יותר. כל הכלים מופעלים כשהדרג הבכיר יותר, מכווין ולא מוביל. קביעת המטרות והיעדים נעשים לרוב על ידי העובד בהכוונת המנהל.

"שיחת אימ.פקט" שיחה חודשית לקביעת יעד עצמי (זמן איכות מנהל-עובד)
כלי ראשון במעלה שמייצר מפגש קבוע ונעים בין מנהל לעובד באופן תדיר, שיטתי ועקבי. במפגש מעלים הצלחת וכישלונות, בוחרים תחום, תהליך, שירות או מוצר להתמקד בו, מחליטים על מדדי הצלחה וגם על השינוי הדרוש בכדי להגיע לאותם הישגים שהעובד בחר לעצמו (מדובר במפגש שמלווה בתבנית קבועה לתיעוד ולימוד). מרבית הארגונים שעובדים עם כלי זה מבצעים זאת אחת לחודש. המפגש מתועד ומשמש כלי מדידה איכותני לתהליך השיפור. מידי מפגש המנהל מעמיק את ההיכרות עם העובד והמחויבות גדלה כמו גם הערכתם אחד לשני. התוצאה היא שהמנהל נתפס כמנהל שמעריך ודואג לעובדיו, כ"מנטור" וכמי שיהיה למען עובדיו בכל עת. מצידו השני של המטבע העובד תופס את עצמו כבעל יכולת, אמונה עצמית חזקה וגם רוכש כלים לביצוע השינוי.

תדריך הוא כלי ניהולי שמסייע בחידוד מסרים, סדר וארגון (מסיר את אי הוודאות, מכווין וממקד את כולם). יש ארגונים ומחלקות שהתדריך הוא ברמת המשמרת, יש תדריכים יומיים, תדריכים שבועיים וכן הלאה. בכל ארגון שמטמיעים בו את שיטת אימ מגובש תדריך ייעודי לצרכי המחלקות והיחידות התפעוליות של הארגון. בעבודה עם כלי זה מתקיימת האצלת סמכויות ועידוד אחריות אישית בכך שלאחר כל פרק זמן מעביר התדריך עובר מטה בשרשרת הניהול עד לרמת העובד.

גו נו גו ( GO NO GO) היא תבנית לניהול ישיבות צוות, מחלקה וכד'. ניהול הישיבה באמצעות התבנית משיגה את העיקר שבמפגש של עובדים ומנהלים – חשיבה משותפת, מסקנות שהופכות להמלצות או משימות לביצוע והגדרת אחריות וזמני יעד לסיומן. הישיבה כפופה למספר כללים שגם מייעלים וגם הופכים את הזמן לאפקטיבי ובכך מסייעים לשינוי לקרום עור וגידים. דגש חשוב מושם על כך שמנחה הישיבה אינו חלק מהגורמים שאחראים על המשימות שניתנות.

כלי ניהולי שמטרתו לעודד חשיבה מקורית (מחוץ לקופסא) וביסוס הרעיונות מלמטה למעלה. מדובר במפגש בו בוחר המנהל שניים שלושה עובדים (באופן אקראי) ומודיע להם שיתכוננו למפגש סביב סוגיה מסוימת (קושי, אתגר, כישלון, תקלה וכד') וירשמו את כל הסיבות לכך שלא מצליחים בסוגיה זאת. במפגש מתנהל דיון בתבנית מסוימת והתוצר הוא מסקנות ופעולות חדשות שיבוצעו כדי להתגבר על הסוגיה. האחריות היא כמובן של העובדים שהשתתפו במפגש. גם מפגש זה מתועד ומנוהל בתבנית קבועה. מדובר בכלי שעושים בו שימוש רב במחלקות העוסקות במכירה.

שיפור ביצועים דורש שפה משותפת, תקשורת פנים ארגונית היא הבסיס לתהליכי שיפור. קשיים, אתגרים, בעיות שצצות בשגרת העבודה מובאים במפגש שנקרא "מעגל תקשורת שיפור ביצועים" בו חברים מנהלים ועובדים ממחלקות רלוונטיות, כדי לחפש ולייצר מענה ופתרונות. אלה פגישות של חיפוש פתרונות ולא אשמים, האווירה נינוחה ונעימה ומאפשרת שיח בריא ונכון. בכל מפגש מועלות שתיים שלוש סוגיות בלבד ומתוכם יבחרו 2 שיובאו לפתרון מוסכם.

התצפית היא כלי שמאפשר למנהלים ולעובדים לעצור את שגרת העבודה ולהתבונן מהצד. התצפית היא לעיתים ויזואלית ולעיתים שמיעתית (האזנה לשיחות) ונעשית בגלוי כמובן. מטרתה לאתר הזדמנויות וכשלים. גם היא מבוצעת באופן תדיר, עקבי ושיטתי.

מדובר בהקמת תשתית ארגונית רחבה ויסודית למדידה והערכה של תהליכים, עובדים, מנהלים וכד'. המדידה וההערכה אינם כלי פיקוח אלא מערך בקרה שמשמש ללימוד ושיפור. כל כלי הניהול הרשומים מעלה ונוספים מהווים מרכיבים בתוך המלפ"א. במרבית הארגונים המלפ"א מורכב מטבלאות אקסל שמאפשרות מבט מקרו ומיקרו על הארגון. המלפ"א משמש כלי ניהולי לאיתור הזדמנויות, הסקת מסקנות מכישלונות וזאת באופן תדיר, שיטתי ועקבי.

המודל ההישגי, אם כתגמול ואם כשכר, פותח כדי לתמוך בתפיסה הניהולית. מדובר במודל תגמול שמחבר את העובד והמנהל לתהליך ולא רק לתוצאה העסקית. מודל שמאפשר לכל אחד להימדד על המקומות בהם הוא יכול באמת להשפיע ולהביא תועלת לארגון ולחברה.

בכל ארגון תקין ובריא מתקיימות שיחות הערכה משוב או חתך בהם המנהל והעובד עוסקים בהערכת העובד והארגון. הדרך והתבנית ששיחות אלה מבוצעות – בארגון שהטמיע את שיטת אי"מ – שונות במהותן מהתבנית הרגילה שמבוצעת בארגונים אחרים. זאת כדי להימנע מפגיעה במוטיבציה הפנימית של העובד המורכבת ממודל מעש"ה (מומחיות, עצמאות, שייכות והשפעה).

המטרה המרכזית בגיוס והכשרת עובדים בשיטת התבחינים היא איתור, גיוס והכשרה מיטביים לטווח הארוך. לא מדובר בהמצאת המאה אלא בנדבך או רכיב חשוב בגישה הניהולית של שיטת אימ.
התוצאה הינה רק תהליך גיוס איכותי ומדויק אלא גם יצירת סרגל מדידה עצמי (למועמד ולעובד החדש) ולארגון. סרגל שמאפשר המשך שיפור הביצועים גם בתום תקופת ההתלמדות, ההכשרה והחניכה.

חשוב להדגיש

במסגרת תהליכי השינוי הארגוני והטמעת שיטת אימ בארגון ובחברה עסקית יש לא פעם שינויים במבנה הארגוני, בהגדרות התפקיד, בממשקי העבודה, בתהליכי המיון והגיוס, בתסריטי שיחה וכד'. אנו נוהגים "לשחק" עם המבנה הארגוני, ניהול היררכי וניהול מטריציוני כמו גם עם ממשקי העבודה כדי לייצר מערך אופטימלי לשיפור ביצועים.

פשוט ללחוץ לקריאה על מתי צריך להתחיל בבניית תרבות ארגונית. יש ששואלים את עצמם בשלב הזה, איך עושים את זה, אז הנה התשובה בצורה גרפית 🙂 כיצד אנו עובדים?