ניהול בשיטת אי"מ

מה זה שיטת אי"מ ? מה הכוונה בניהול בגישת שיטת אי"מ ?

שיטת אי"מ היא גישה ניהולית שליבתה היא השבחת והעצמת ההון האנושי של חברה ו/או ארגון. מדובר בגישה ניהולית עם מעטפת של כלי ניהול שמטרתם שיפור ביצועים ובעקבותיהם מדידה והערכה מחדש. תפקידו של המנהל לייתר את עצמו (מנהל מכווין ולא מנהל מוביל) ובכך לאפשר לכל אחד מעובדיו ועמיתיו לשפר את עצמם. מדובר בגישה שמביאה לתחושה של מסוגלות והעזה וככזאת מעודדת יצירתיות, יוזמה ואחריות אישית בקרב עובדים ומנהלים.

ניהול המוביל לשיפור ביצועים

ניהול בשיטת אי"מ מהווה תשתית בריאה לשיפור ביצועים (הגדלת מחזורי מכירות, שיפור תפוקות העבודה, תהליכי התייעלות וכד') תוך צמצום תחלופת עובדים ומנהלים ובאקלים ארגוני חיובי וחיוני. מנהלים הפועלים עם כלי הניהול של השיטה מתבלטים בקרב עמיתיהם ועובדיהם, הם בעלי תחושה של מסוגלות גדולה יותר, אקטיביים ופרודוקטיביים יותר.
ניהול הוא המצאה אנושית ולא כישרון מולד. נכון שיש תכונות אנושיות מולדות שמסייעות למנהלים להתבלט ולהצליח יותר מאחרים ועדין מדובר בשילוב בין תכונות אנושיות חיוניות לניהול לבין מיומנויות ניהוליות נרכשות.
שיטת אי"מ עוסקת ברקימת מערכות יחסים באמצעות שלושה שלבים ומספר טכניקות מסייעות. הבסיס האקדמי לשיטה נטוע בתחומי מדעי המוח והפסיכולוגיה.

מרבית הכלים של השיטה יוצרים שגרה ניהולית העוסקת במדידה והערכה לשיפור ביצועים:

• תהליכים בארגון
• עובדים בארגון
• תוצרים של הארגון
• איתור מנועי צמיחה נוספים בארגון
• מיקוד בשירותים ובמוצרים שחווים ירידה או האטה וכמובן בעובדים בעלי הפוטנציאל הגדול ביותר (המתקשים)
מטרתם של כלי הניהול לייצר תחושה של מסוגלות ולהכווין לשינוי ושיפור עצמי אצל כל עובד במקומות בהם השינוי יהיה בעל ההשפעה הגדולה ביותר.
הניהול נעשה בהתאמה אישית לכל עובד והמדידה מול העובד היא בעיקר של שיפור עצמי ופחות השוואה בינו לבין האחרים.
למשל מנהל שמוצא עובד שלא מבצע את הדברים באופן הראוי, אחריותו לאתר את הסיבות לכך ולסייע לעובד לבצע זאת נכון. הגישה הניהולית יוצאת מנקודת הנחה שעובד שמגיע למקום עבודה רוצה שיעריכו אותו, הוא רוצה להצליח ולכן תפקידו של המנהל הוא להסיר את המכשולים בפניו. בעיות משמעת יכולות להתעורר כשעובד לא מרגיש מוערך או שייך. טיפול משמעתי עלול להחריף ולהרחיב את הבעיה ולכן על המנהל לחשוב כיצד לסייע לעובד ומה חסר לו ?
דוגמא נוספת: עובד שמוצע לו קידום ואינו מעוניין בו, במקום להציע סכום גדול יותר או חלילה להתעמר בו על הסירוב, בשיטת אי"מ יחפש המנהל את מה שהביא את אותו העובד המוערך לסרב – יתכן והסרת חסם הצמיחה הזה יהיה צוהר לטיפול בעובדים נוספים שחשים באותו אופן ולהם לא הוצע הקידום.

החברות והארגונים שמנהלים בשיטת אי"מ
סרטון קצר עלינו

כלי ניהול של שיטת אי"מ

כל כלי הניהול מתבססים על הרצון של מנהל להביא את עובדיו לתחושה של מסוגלות ולעגן אותה בשינויים בעבודה ובשינויים עצמיים שיבצע העובד כדי להגיע להישגים טובים יותר. כל הכלים מופעלים כשהדרג הבכיר יותר מכווין ולא מוביל. קביעת המטרות והיעדים נעשים לרוב על ידי העובד בהכוונת המנהל.

כלי ניהול של שיטת אי"מ
כלי ראשון במעלה שמייצר מפגש קבוע ונעים בין מנהל לעובד באופן תדיר, שיטתי ועקבי. במפגש מעלים הצלחת וכישלונות, בוחרים תחום, תהליך, שירות או מוצר להתמקד בו, מחליטים על מדדי הצלחה וגם על השינוי הדרוש בכדי להגיע לאותם הישגים שהעובד בחר לעצמו (מדובר במפגש שמלווה בתבנית קבועה לתיעוד ולימוד). מרבית הארגונים שעובדים עם כלי זה מבצעים זאת אחת לחודש. המפגש מתועד ומשמש כלי מדידה איכותני לתהליך השיפור. מידי מפגש המנהל מעמיק את ההיכרות עם העובד והמחויבות גדלה כמו גם הערכתם אחד לשני. התוצאה היא שהמנהל נתפס כמנהל שמעריך ודואג לעובדיו, כ"מנטור" וכמי שיהיה למען עובדיו בכל עת. מצידו השני של המטבע העובד תופס את עצמו כבעל יכולת, אמונה עצמית חזקה וגם רוכש כלים לביצוע השינוי.
כלי ניהולי שמטרתו לעודד חשיבה מקורית (מחוץ לקופסא) וביסוס הרעיונות מלמטה למעלה. מדובר במפגש בו בוחר המנהל שניים שלושה עובדים (באופן אקראי) ומודיע להם שיתכוננו למפגש סביב סוגיה מסוימת (קושי, אתגר, כישלון, תקלה וכד') וירשמו את כל הסיבות לכך שלא מצליחים בסוגיה זאת. במפגש מתנהל דיון בתבנית מסוימת והתוצר הוא מסקנות ופעולות חדשות שיבוצעו כדי להתגבר על הסוגיה. האחריות היא כמובן של העובדים שהשתתפו במפגש. גם מפגש זה מתועד ומנוהל בתבנית קבועה. מדובר בכלי שעושים בו שימוש רב במחלקות העוסקות במכירה.
שיפור ביצועים דורש שפה משותפת, תקשורת פנים ארגונית היא הבסיס לתהליכי שיפור. קשיים, אתגרים, בעיות שצצות בשגרת העבודה מובאים במפגש שנקרא "מעגל תקשורת שיפור ביצועים" בו חברים מנהלים ועובדים ממחלקות רלוונטיות, כדי לחפש ולייצר מענה ופתרונות. אלה פגישות של חיפוש פתרונות ולא אשמים, האווירה נינוחה ונעימה ומאפשרת שיח בריא ונכון. בכל מפגש מועלות שתיים שלוש סוגיות בלבד ומתוכם יבחרו 2 שיובאו לפתרון מוסכם.
התצפית היא כלי שמאפשר למנהל ולעובדים לעצור את שגרת העבודה ולהתבונן מהצד. התצפית היא לעיתים ויזואלית ולעיתים שמיעתית (האזנה לשיחות) ונעשית בגלוי כמובן. מטרתה לאתר הזדמנויות וכשלים. גם היא מבוצעת באופן תדיר, עקבי וישטתי.
התדריך הוא כלי ניהולי שמסייע בחידוד מסרים. יש ארגונים ומחלקות שהתדריך הוא ברמת המשמרת, יש תדריכים יומיים, תדריכים שבועיים וכן הלאה. בכל ארגון שמטמיעים בו את שיטת אי"מ מגובש תדריך ייעודי לצרכי המחלקות והיחידות התפעוליות של הארגון. בעבודה עם כלי זה מתקיימת האצלת סמכויות ועידוד אחריות אישית בכך שלאחר כל פרק זמן מעביר התדריך עובר מטה בשרשרת הניהול עד לרמת העובד.
גו נו גו ( GO NO GO) היא תבנית לניהול ישיבות צוות, מחלקה וכד'. ניהול הישיבה באמצעות התבנית משיגה את העיקר שבמפגש של עובדים ומנהלים – חשיבה משותפת, מסקנות שהופכות להמלצות או משימות לביצוע והגדרת אחריות וזמני יעד לסיומן. הישיבה כפופה למספר כללים שגם מייעלים וגם הופכים את הזמן לאפקטיבי ובכך מסייעים לשינוי לקרום עור וגידים. דגש חשוב מושם על כך שמנחה הישיבה אינו חלק מהגורמים שאחראים על המשימות שניתנות.
מדובר בהקמת תשתית ארגונית רחבה ויסודית למדידה והערכה של תהליכים, עובדים, מנהלים וכד'. המדידה וההערכה אינם כלי פיקוח אלא מערך בקרה שמשמש ללימוד ושיפור. כל כלי הניהול הרשומים מעלה ונוספים מהווים מרכיבים בתוך המלפ"א. במרבית הארגונים המלפ"א מורכב מטבלאות אקסל שמאפשרות מבט מקרו ומיקרו על הארגון. המלפ"א משמש כלי ניהולי לאיתור הזדמנויות, הסקת מסקנות מכישלונות וזאת באופן תדיר, שיטתי ועקבי.
המודל ההישגי, אם כתגמול ואם כשכר, פותח כדי לתמוך בתפיסה הניהולית. מדובר במודל תגמול שמחבר את העובד והמנהל לתהליך ולא רק לתוצאה העסקית. מודל שמאפשר לכל אחד להימדד על המקומות בהם הוא יכול באמת להשפיע ולהביא תועלת לארגון ולחברה.
בכל ארגון תקין ובריא מתקיימות שיחות הערכה משוב או חתך בהם המנהל והעובד עוסקים בהערכת העובד והארגון. הדרך והתבנית ששיחות אלה מבוצעות – בארגון שהטמיע את שיטת אי"מ – שונות במהותן מהתבנית הרגילה שמבוצעת בארגונים אחרים. זאת כדי להימנע מפגיעה במוטיבציה הפנימית של העובד המורכבת ממודל עשמ"ה (עצמאות, שייכות, מומחיות והשפעה).
חשוב להדגיש

במסגרת תהליכי השינוי הארגוני והטמעת שיטת אי"מ בארגון ובחברה עסקית יש לא פעם שינויים במבנה הארגוני, בהגדרות התפקיד, בממשקי העבודה, בתהליכי המיון והגיוס, בתסריטי שיחה וכד'.