אבחון ארגוני – מה זה?

אבחון ארגוני הוא השלב המקדים לתהליכי ייעוץ (ייעוץ עסקי, ייעוץ שיווקי, ייעוץ ארגוני ועוד). מדובר בחלק קריטי שהשפעתו על מידת הצלחת עבודת הייעוץ עצומה. בדומה לרפואה כך גם בייעוץ ארגוני חשוב ללמוד את הלקוח כדי לדעת באיזה כלים רצוי להשתמש, מה יכול לעבוד לטובת הלקוח, מהם היתרונות והחסרונות של כל כלי וכמובן מה מתאים ונכון ללקוח הספציפי.

כשמגיעים לרופא מעוניינים להרגיש טוב, להיות בריאים. בתחילת הביקור אנו מספרים לרופא את סיבת בואנו, מתארים לו את מה שאנו מרגישים ולאחר מכן הרופא שואל אותנו שאלות כדי לאסוף עוד מידע שהוא קריטי להחלטותיו והמלצתו לטיפול. חלק מהפעמים לא די במידע זה והרופא מעוניין לקבל יותר נתונים בטרם יחליט על הטיפול באמצעים שונים כמו: בדיקות דם, תפקודי כבד, א.ק.ג. ועוד שלל בדיקות מאבחנות אחרות. גם אחרי שכבר החליט על טיפול הוא עוקב אחרי המטופל ובודק שהטיפול מתקדם ולעיתים אף מחליט להחליף לטיפול אחר.

מה זה אבחון ארגוני ?

אבחון ארגוני הוא אוסף פעולות שמטרתן ללמוד את הארגון, להכיר את תחום פעילותו, התנהלותו, לקוחותיו וספקיו, לאתר חולשות וחזקות, חסרונות ויתרונות, כשלים מובנים ועוד. זאת כדי להמשיך ו"לטפל" בארגון. במסגרת ייעוץ ארגוני וייעוץ עסקי (או פיתוח ארגוני) חובה לבצע אבחון ארגוני כדי לדעת להתאים את הכלים, לנסות ולמזער קשיים בשינויים הצפויים בדרך אל השיפור.

נוכל לומר שאבחון ארגוני הוא כפעולת הדיאגנוזה ומטרתו של האבחון איכותי הוא גם לספק פרוגנוזה, "סיכוי", בעצם ניסיון לחיזוי או ניבוי "סיכוי ההצלחה". ברפואה מדובר על חיזוי שמתבסס על סטטיסטיקות והשוואות בין מצבי חולים ואילו בעולם העסקי הפרוגנוזה יכולה להתבסס על ההמלצות והשינויים שהייעוץ הארגוני יציע לאחר האבחון.

מי צריך אבחון ארגוני ?

התשובה הראשונה היא ארגון שבשל לתהליך ייעוץ ארגוני וייעוץ עסקי, ארגון שבעליו ומנכ"לו מוכנים לחשוף את קרבי הארגון בפני גורם חיצוני שבא כדי לשפר. לא פעם עולה השאלה בפגישה הראשונה שלי עם לקוחות פוטנציאלים: "אנחנו מצליחים מאוד, מכירים את הלקוחות שלנו, למה אנחנו צריכים ייעוץ ארגוני? למה לשפר אולי זה יפגע?" תשובתי היא שייעוץ ארגוני הוא שירות שמרבית הארגונים משתמשים בו היום, ללא קשר למידת הצלחתם. בעיקר כיוון שהשוק התזזיתי והמהיר של היום מחייב שינויים רבים ולארגון שמתמקצע בתחום מסוים יהיה קל יותר עם ליווי חיצוני מקצועי שמביא איתו מודלים חדשים, ידע ניהולי רב תחומי, היכרות עם תהליכי שינוי ארגוני ותהליכים ארגוניים שיאפשר לעובדי הארגון להמשיך לעסוק במה שהם יודעים תוך כדי תנועה ותוך כדי שינוי (למידע נוסף ראה: ניהול שינויים וניהול ביצועים). בגדול מי שיציץ לדף הלקוחות של אי"מ הדרכות יגלה שמרבית הארגונים והחברות שם הן המובילות בתחומן, דבר שרק מחזק את הכתוב כאן. לכן השאלה היא: האם נוכל ללמוד על החברה שאיתה התקשרנו לשירותי ייעוץ ארגוני מהאבחון הארגוני שהיא תעשה?

מה עושים באבחון ארגוני ? מה חשוב לי כלקוח לבדוק באבחון ארגוני ?

אבחון ארגוני הוא לרוב הפעולה הראשונה שעושה חברת הייעוץ הארגוני. מידת היסודיות ואופי העבודה יחד עם התנהלות מול גורמי הארגון הם פעולות מצוינות כדי לבחון את מידת מקצועיות, אמינות, יסודיות וטיב השירותים שמספקת חברת הייעוץ. כיוון שיש הרבה מאוד פעולות שניתן לעשות כפעולות אבחוניות נפרט כאן חלק מהפעולות שאנו באי"מ הדרכות מבצעים בשלב האבחון הארגוני כשמטרתנו העיקרית מעבר ללימוד הארגון היא התאמת הכלים בפרט וקבלת החלטה אם יש ביכולותינו לסייע ולהירתם לשיפור ולהצלחה בכלל (כן יש ארגונים שלאחר האבחון הארגוני הוחלט לתת להם דו"ח סיכום והמלצות ולא להמשיך איתם לשלב הבא, באי"מ הדרכות אנו קנאים להצלחה וארגון שאנו סבורים שיתקשה להגיע לתוצאות מסוימות או שיש לנו ספק באשר למטרותיו הוא ארגון שאינו מתאים לליבה ולתפיסה של אי"מ הדרכות).

1. קיום מספר פגישות עם בעלים או מנכ"ל ועם המטה הניהולי.
2. קיום פגישות אישיות בהן מופעל חיסיון על דברי העובדים כדי לנסות ולהבטיח שיחה פתוחה ואמיתית וללא חשש מהדרג הבכיר וזאת כדי להגיע כמה שיותר מהר לפעולות הדורשות שינוי ושיפור. הפגישות מתקיימות עם עובדים בכל הדרגים.
3. ראיונות קיצון – אנו נוהגים לראיין עובד מוערך ועובד שאינו מוערך, ללא ידיעה מוקדמת מי הוא מי (זה לא משנה לנו) מתוך הנחה ששני הקיצוניות האלה יאירו ביתר פירוט ועומק את האמת של הארגון.
4. שאלוני הכנה – באי"מ הדרכות אנו שולחים שאלונים לכלל העובדים עם שאלות שלא תמיד קשורות לעבודה עצמה ומניתוח התשובות והמידע אנו למדים עוד על הארגון.
5. ביצוע לקוח סמוי – כשהרעיון הוא למצוא את הכשלים, לכן אנו מפעילים לקוח סמוי שמטרתו לאתר כשלים מובנים, תקלות ונקודות חלשות כמו גם יתרונות וחזקות.
6. ביצוע מחקר וניתוח של התחום, היכרות וחשיפה למוצרים ולשירותים, לעיתים קרובות גם של המתחרים.
7. ביצוע תיאום ציפיות לפיילוט והגדרת יעדים להצלחה, כמותיים ואיכותיים.
8. ביצוע פיילוט – מדובר בביצוע סדנאות והדרכות ומדידת השינוי לאחר מכן כחלק מהשלב האבחוני.
9. המצאת דו"ח סיכום והמלצות בעקבות כל הפעולות האבחוניות. לאחר שלב זה ניתן להחליט כיצד ממשיכים לשלב הייעוץ והליווי שעוסק בהתחלה ביישום ההמלצות.

אבחון ארגוני מוצלח ?

הוא אבחון שיצליח להציג לכם כשלים, תקלות, קשיים שאתם כבר מכירים מעצם עבודתכם בארגון, הוא כזה שיוכל להציע חלופות ורעיונות לשינוי ושיפור וגם יהיה גמיש מספיק בכדי לספוג את השינויים בשוק הדינאמי של היום.

אבחון ארגוני מוצלח יהיה מורכב מהצגת הארגון שלכם בצורה נכונה כפי שאתם מכירים, הוא יוכל להציף דברים חדשים שנראו שוליים או חסרי חשיבות ומתוך מסקנות הניתוח שלו יוכל להציע המלצות והצעות לשינוי ושיפור.