חזון ניהול וסדר עדיפויות

חזון ניהול וסדר עדיפויות – מה הקשר?

כשיש חזון נדרשים יכולות וכישורי ניהול כדי לממשו וחלק מרכזי הוא בקביעת סדרי העדיפויות שמחברים בין החזון לבין הניהול. בכל מקום שבו אין חזון או שאינו מדוור ומובן לאנשי הארגון, הם יתקשו לקבוע סדרי עדיפויות ושום מנהל או יכולות ניהול לא יוכלו לממש את החזון.
בעת הזאת ניקח דוגמה מאירוע וארגון שכולנו מכירים. משרד ראש הממשלה. מדובר במשרד החשוב ביותר במדינה. מטרת משרד ראש הממשלה היא לסייע לפעילות ראש הממשלה ולתאם פעולות בין משרדיות בתחומים השונים לפי החלטות הממשלה וסדרי העדיפויות שקובע ראש הממשלה בכבודו ובעצמו. במילים אחרון זהו הארגון שלוקח את החזון (מדיניות) וצריך לסנכרן את כל המאמצים של כל שאר משרדי הממשלה כדי לממש את התפיסה המדינית, לממש את החזון.

1. זהו משרד האמון על התווית המדיניות, תכנונה, קידומה (בקרה לשיפור) ויישומה. אפשר להעמיק, פשוט לחפש בגוגל "משרד ראש הממשלה" בעמוד של "אודות" הכל כתוב לרבות ששת תפקידיו המרכזיים:
   ייזום והובלה של פרויקטים ורפורמות בראש סדר היום של הממשלה והעומד בראשה.
2. הובלה של פרויקטים בין משרדיים הדורשים עבודת מטה משותפת.
3. הובלה ותכנון של מדיניות לטווח הארוך ותוכניות עבודה השנתיות של משרדי הממשלה השונים.
4. הסרה של חסמים במימוש החזון (המדיניות).
5. הבטחת תנאים המסייעים לרה"מ לתפקידו המקצועי וגיבוש עמדה וכד'.
6. ניהול שגרת העבודה השוטפת.
   אין ספק שמדובר במשרד שבו נדרשים כישורי ניהול והנהגה מהטובים ביותר שיש בישראל.

השבעה לאוקטובר והימים שאחריו הם דוגמה מובהקת לכשלי תרבות ארגונית, להיעדר חזון או הבנתו, להתנהלות ולא לניהול ולתגובתיות במקום סדרי עדיפויות. באירוע כאוטי בסדרי גודל אפיים זהו המשרד שצריך לייצר את האפשרות לתפקד. זהו המשרד שצריך לחבר בין משרד התחבורה לשינוע הלוחמים והחיילים, להנחיית שרת התחבורה לפתיחת טיסות אל על בה יש למדינת ישראל בחוזה כתוב, היכולת לחייבה לטוס בשבת ולהביא את הלוחמים מכל קצוות תבל ואת הישראלים אל מדינתם כדי שאלה יצטרפו למאמץ המלחמתי ולהגנת המולדת. זה המשרד שצריך ליזום ולהוביל פרויקטים למפונים, לנפגעים, לאיסוף מידע על הנעדרים, חטופים, הרוגים ונופלים. זהו המשרד שצריך לוודא שמשרד הביטחון ודובר צה"ל מספקים את כל המידע הדרוש למשרד החוץ כדי לייצר הסברה בינלאומית לטובת מדינת ישראל. זהו המשרד שאמור לוודא שכל המשרדים יודעים לעבוד ביחד תחת אותה מדיניות ועם סדרי עדיפויות ברורים לכולם.
זהו המשרד שאמון על סנכרון מאמצים, בקרת ביצוע למימוש החזון וזאת ע"פ סדרי העדיפויות. אין כאן עמדה פוליטית אלא אמירה ברורה שמשרד ראש הממשלה חייב להיות מאויש על ידי אנשי המקצוע הטובים ביותר בישראל. אנשים חדורי מוטיבציה עם ערכי ברזל שיפעלו למען טובת הכלל, כשסדרי העדיפויות שלהם הינם לאור החזון של מדינת ישראל והמדיניות של הממשלה והעומד בראשה. כאן נכון להדגיש שכמנהיג הוא אדם שטובת הכלל היא שמנחה אותו תמיד. אפשר להעמיק בקריאה על בניית חזון, מטרות ויעדים.

חזון וניהול

חזון הוא ביאור מילולי לראיית העתיד, משהו נשגב שמסמל את הכיוון אליו יש להגיע, אליו שואפים. המילה. חזון ארגוני מתאר את תמונת המציאות שאליה נרצה להגיע. הוא מהווה מרכיב מרכזי באסטרטגיה ארגונית. כשברור לנו לאן מכוונים, תחושת הוודאות גדלה, חלק מהסוגיות הופכות בהירות ומובנות ונותר לנו להסכים ולפעול או להתנגד ולפעול בהתאם. בדוגמה מתחילת המאמר מדובר בתפיסה מדינית שהיא אורות המגדלור שעל פיהם על אנשי הארגון לפעול. אולם החזון הוא אמירה או תפיסה במאקרו ולא תוכנית עבודה. הוא כללי ונשגב וכדי לממשו נדרשים מנהלות ומנהלים. הם אלה שיתוו תוכניות עבודה, תהליכים ארגוניים, מדיניים ודומיהם כדי לממש את החזון. לא מספיק שיש מטרה נשגבת גדולה וברורה בעתיד הרחוק, עלינו לדעת לתכנן את צעדינו כאן והיום כדי להתקדם אל המחר ולממש את החזון או להשיג את המטרה.
כאשר החזון מדוור לאנשי הארגון, המטרה המרכזית ברורה ועליהם לגזור ממנה את אבני הדרך להשגתה. סדרי העדיפויות של המנהלים מציגים את ההבנה שלהם את החזון, את ליבת העשייה, את הקצאת המשאבים ואת השלבים השונים.

כשהחזון מעורפל

ככל שהחזון מעורפל, כך גם היכולת של מנהלים לקבוע סדרי עדיפויות. הפרשנות ממלאת את המעורפל ויכולה להביא לתוכניות עבודה שלא מקדמות או תורמות למימוש החזון ולהשגת המטרה. זה יכול להיראות כמו טלפון שבור. נכון להדגיש שכאשר מידע חסר או לא ברור, בני אדם, משלימים עם פרשנות והיא לרוב, קיצונית ושלילית מהמציאות.

ניהול וחזון

ניהול במילים פשוטות הוא אוסף פעולות שיוצרות תהליך של הנהגה, הכוונה והובלה של יחידה, ארגון או חברה. הניהול עושה שימוש במשאבים כמו הון ואנשים, נכסים וכמובן גם מוניטין או שאר משאבים לא מוחשיים כדי להשיג מטרה. תהליך הניהול מורכב מארבעה שלבים מרכזיים: תכנון, ארגון, הובלה, בקרה לשיפור.
תכנון – תלוי באיזה שלב מדובר אולם הכוונה היא להגדרת המטרות או היעדים וגיבוש תוכנית עבודה או אוסף של פעולות שיביאו אותו להשגתם.
ארגון – הבסיס הארגוני הוא בעצם הגדרות התפקיד, ממשקי העבודה, כפיפות מטריציונית והיררכית, מדדי ההצלחה, המבנה הארגוני, הקצאת המשאבים שבאמצעותם נפעל להשגת המטרה.
הובלה – רשת התקשורת והשפה שמאפשרת לכל זרועות הארגון לתאם ולהתאים את הדרוש האחת לשניה כדי לייצר תהליכים יעילים ואפקטיביים להשגת המטרה. זה המרכיב בו מיומנויות הנהגה הינן חשובות. היכולת לרתום אנשים, להגביר מוטיבציה ולהעביר מסרים הינם מיומנויות מכריעות.
בקרה לשיפור – תוך כדי התהליך ובכל סיום של שלב בו צריך לוודא שהפעולות משיגות את הדרוש, באופן ובצורה שנכונה ומאפיינת את הארגון. שיש חיבור קבוע בין המטרה בקצה לנעשה כאן ועכשיו.

שפה ותקשורת למימוש החזון

חלק מהיכולת לחבר בין החזון לעבודה, בין הנשגב להוצאה אל הפועל היא באמצעות שפה ותקשורת. או במילים אחרות סט התנהגויות שמקובלות בארגון. אנו נעזרים לשם כך בגישה ניהולית שנקראת "ניהול לפי ערכים בשיטת אימ". יש לכל ארגון זהות משלו, נורמות או DNA שמאפיינים אותו. הערכים הם אמצעי למימוש החזון. אם החזון מציג את הלמה והמה, הערכים מציגים את האיך. את אופן הביצוע ובכך יוצרים מסגרת ברורה ונהירה של ניהול ועבודה. כאשר לכולם ברור מה הכיוון ואיך מגיעים אליו, איך מתנהגים בחברה הזאת כדי להשיג את התוצרים הרצויים.
אם נשוב לדוגמה מתחילת המאמר, בימים הראשונים עובדי משרד ראש הממשלה הונחו להישאר בבית, דווקא כשהמדינה הכי זקוקה ליכולותיהם ולתפקידם. כשכבר החל לפעול, ניתן היה להבין בקלות מה התפיסה או המדיניות שהמשרד פועל לקידומה, בהתאם לסדר היום שמונח על השולחן. הנושאים שבראש סדר העדיפויות הם אלה שבליבת הפעילות. ככל שאלה עוסקים בטובת הכלל, בסנכרון מאמצי הלחימה, הטיפול במפונים, בנפגעים, בהחזרת מערכות המדינה לתפקוד מדובר בטובת הכלל. כאשר הנושאים מציגים סוגיות שוליות ופרטיות או החלטות שאינן הכרח המציאות במלחמה וכשיש איומים מזירות רבות, אזי ברור שזאת אינה טובת הכלל. סדר העדיפויות בשגרת הניהול והעבודה, קשור לחזון או להיעדרו. ניהול הוא הגורם שמוציאו לפועל. אפשר גם להוסיף שלו היה ברור לכל בעל תפקיד מהם מדדי הביצוע וההצלחה עליהם הוא אמון ועליהם הוא נמדד, יתכן וזה היה יכול לסייע למי מהם שפועלים בעצמאות ועם יוזמה. 

כיוון שמשרד ראש הממשלה אינו ארגון פרטי שנועד לקדם אג'נדה אישית אלא משרד שמטרותיו מוגדרות בחוק, ניתן לבחון האם פעל כראוי בששת תפקידו המרכזיים באירועים הנוראיים שפקדו את מדינת ישראל.
אין ספק שעל כולנו לפעול כדי שהטובים ביותר יגיעו למגזר הציבורי, למשרדי הממשלה ויפעלו למען מדינת ישראל, טובה, בריאה, מאוחדת וחפצת חיים. הטובים והטובות ביותר לשירות המדינה.
אין לנו ארץ אחרת, מנהלת, מנהל, נמליץ להיכנס לאתר צוערים לשירות המדינה ו לאתר הגיוס של שירות המדינה ולבדוק את המשרות והתפקידים. יש לך הזדמנות להשפיע מבפנים, לטובת מדינת ישראל.