בניית חזון מטרות ויעדים

האם כל מה שחשוב הוא שורת הרווח בחברתך? חזון מטרות ויעדים!

כמעט בכל חברה נמצא חזון. לרוב החזון יתלה במקום נכבד שמוצג לראווה. החזון הוא כמו "אני מאמין" של חברה וארגון. נכון לגזור את מטרות החברה מהחזון ולאורו. את היעדים גוזרים מהמטרות וכך ממשיכים לפעול על פי חזונה של החברה או הארגון.

יש חברות וארגונים שהחזון מתקיים בעיקר על גבי הדף שעליו נכתב ועל כך אני מצר, חזון הינו אחד הנדבכים החשובים שבעסק, חברה וארגון. חזון יכול להיות משול לסימני דרך שאנו מפזרים בהווה למען העתיד, כדי שבכל מצב נדע למצוא את דרכנו הנכונה והראויה ולא רק להגיע אל היעד והמטרה. חזון צריך להיות נשגב ולעיתים בלתי מושג, הוא דבר ששואפים אליו. בתהליכי שיפור הביצועים שלנו, אנו מקפידים לפעול לאור החזון ובאמצעות ניהול לפי ערכים בשיטת אימ.

לא פעם אמרו לי מנהלים בארגונים שבהם הטמענו את ניהול בשיטת אימ "החזון שלי הוא שורת הרווח, הביאו אותי כדי שיהיה יותר כסף", כאדם שמתפרנס מתהליכי שיפור ביצועים בכלל ומהגדלת מחזור מכירות בפרט, בארגוניםשהינם לקוחותינו, לא יכולתי שלא לחייך ויחד עם זאת חשוב לי שהבכיר ביותר יבין את חשיבותה של בניית חזון מטרות ויעדים, שבאים בהלימה מלאה האחד עם השני. לכן במקרים האלה אני משתמש במשל:

אהד גניאל: גוף האדם יכול לפעול ללא דם?

מנהל: ברור שלא.

אהד: כאדם האם אתה מרגיש שאתה חיי כדי שיהיה לך דם בגוף?

מנכ"ל: ברור שלא.

אהד: עסק הוא בדיוק כמו גוף האדם, ללא רווח אין לו חיים! יחד עם זאת הוא חייב לפעול למען מטרות גדולות יותר מאשר עצם קיומו. חזון הוא  כליבו של העסק, החזון הוא חלק מהתשתית הארגונית שמאפשרת חדשנות, צמיחה, יצירתיות, שיפור וכמובן הצלחה. חזון וערכים הם כמו שפה והתנהגות שמאפיינים את הארגון. הם הם התרבות הארגונית. (להעמקה פשוט ללחוץ על "מתי צריך להתחיל בבניית תרבות ארגונית?").

ואם אין לי חזון ?

בספר החכמה, משלי, בפרק כ"ט פסוק 18 כתוב: "באין חזון, ייפרע עם", אין צורך בהתפלפלות פרשנית כדי להבין שכאשר אין חזון כל אחד יכול לפעול כראות עיניו. אין את מה שמאגד את כולם למטרה אחת, עילאית, מטרה שמעבר להכלת כל היעדים והמטרות, היא גדולה מכולן יחד. דבקות המטרה והשותפות הזאת הם אלה שדרושים לכל חברה וארגון כדי להגיע לתוצאות. החל משיפור המיומנויות הניהוליות, התפעול, שיפור מכירות, דרך שירות טוב יותר ועד גם להגדלת מחזור מכירות או שורת הרווח.

חזון הוא שמאפשר לך, לבחון הזדמנויות חדשות כמו גם ניהול סיכונים בהתאם לאופי החברה, מטרותיה ויעדיה. מדובר באחד המהלכים הראשונים הדרושים במידה ואין כזה בתהליך של ייעוץ ארגוני.

אז איך בונים חזון מטרות ויעדים ? כתיבת חזון כיצד?

בניית חזון הינה מלאכה מורכבת וחשובה. כאשר מדובר בהקמת עסק או ארגון (למשל סטראטאפ חדש ובועט) סביר שבניית החזון תעשה על ידי היוזם, בעל המניות בחברה או מנהלה הראשון (אותו גורם רצוי ומומלץ לו לשתף עוד גורמים שיקחו בכך חלק). כאשר מדובר בארגון שכבר פועל ועובד יש כמה אפשרויות ליצירת החזון. באי"מ הדרכות אנו לעיתים משתמשים בבניית חזון כאמצעי נוסף לחיזוק הקשר בין העובדים לחברה ולמטרותיה. בניית חזון במקרה זה נעשית יחד עם העובדים, שיתופם המלא בתהליך שיוצר בניית חזון שעל פיו יפעלו מרבית העובדים מתוך הנעה פנימית ולא כיוון שקיבלו הוראה ממנהליהם. העובדים רואים את עצמם כחלק מהתהליך ולכן מחויבותם גדולה יותר. אחד הכלים שמשמשים אותנו באי"מ הדרכות הוא מודל התנין הבבלי לפיתוח אסטרטגיה.

בחברות טכנולוגיות שמבקשות להטמיע את גישתנו הניהולית, לניהול לפי ערכים, נקפיד כבר בתהליך האבחון הארגוני, לבדוק את הערכים המרכזיים שקיימים בארגון וגם את אלה שלדעת אנשי הארגון חסרים והיו רוצים שיהיו. בעולם הרפואה גיבוש החזון והערכים משמש אותנו ממש כמו שלד ארגוני. כזה שמחייב את כל הארגון, נשגב, איכותי ומתווה דרך. בהמשך התהליך נרחיב גם ל"שרירים ולגידים" הארגוניים. ברגע שישי שלד, יש בהירות והבנה של הכיוונים הנכונים, של ההתנהגות והשפה שבאמצעותן נכון ומותר לפעול (תרבות ארגונית) ואז נכון לעבור לשלב של שיפור הביצועים. כמו שאחד הלקוחות שלנו אומר: "אותן התנועות רק יותר מהר". תחת השלד הארגוני יהיו לנו: החזון, הערכים והבנת "מקומי" בארגון. תחת השרירים והגידים הארגוניים יהיו לנו: משימות, יעדים ותוצרים, אוסף הפעולות וממשקי העבודה (הגדרות תפקיד למשל).

הכוחות שמניעים את החזון

מחויבות היא אחד משלושת הכוחות הדרושים ליישום חזון ארגוני בפרט וחזון בכלל. כוח נוסף הוא התכווננות – לחזור בכל פעולה, תהליך, החלטה לחזון ולבדוק את מידת התאמתם לחזון של הארגון, לחזון של החברה. הכוח השלישי הוא האיפוק או הסבלנות, במציאות דינאמית ומשתנה נוצרים הזדמנויות וסיכונים עסקיים ולעיתים יש צורך בקבלת החלטות מהירה שלא פעם תביא אותנו לפעולה או תהליך שיסתור את חזון הארגון. לשם כך דרושים איפוק וסבלנות.

חזון הוא בעצם מהלך חשיבתי או תפיסה מחשבתית על החברה או הארגון שלך בצורתם ובהווייתם האידיאלית. כיצד, לו ניתנו לך כל הכלים והידע, תרצה שחברתך תראה? כמובן שיש לעגן את החזון בקרקע המציאות העסקית הסובבת. כמו שלקוח אחר שלנו אמר: "שהראש יהיה בעננים והרגליים על הקרקע".

חזון הוא ההיפך הגמור של אופנת ה"זורם" שמציפה את ישראל. הזרימה כפי שרבים מהאנשים קוראים להתנהגותם ופעילותם בחיים היא בעצם הסרת אחריות מעצמם, היא התנהלות ולא ניהול. המקרה קיצוני שלה הוא מודל התגובה או כיבוי השרפות בשמו העממי יותר. חזון הוא ניהול ולא זרימה. אנשי חזון יאמרו שהדבר היחיד שזורם במורד הזרם הם דגים מתים.

בניית חזון

באימ הדרכות חשוב לנו שהחזון שיבנה יהיה מחד אידאל שאליו ישאפו ועל פיו יתנהגו בארגון ומאידך יהיה מחובר לקרקע המציאות ויהווה בסיס לרעיונות וכלים שייושמו בעבודה ובניהול החברה. לשם כך בעת בניית חזון ללקוחותינו אנו מבקשים מהם לבחור את בוני החזון (האם כל העובדים יהיו שותפים או דרגי הניהול הבכירים, אפשרות נוספת היא קבוצה שמורכבת מכל הדרגות וכמובן יש מקומות שמדובר באדם או שניים). אחרי בחירת בוני החזון ניתן לגשת למלאכה כיוון שחשוב להתאים את תהליך בניית החזון לאלה שבונים אותו.

לאחר מכן בוחרים מספר ערכים שמתאימים לארגון או לחברה. חובה לנמק את הבחירות של הערכים ולתת דוגמאות מפעולה וניהול בחברה שאכן ממחישים את הערך שנבחר (יש חשיבות גדולה לכך שנצליח להביא לידי ביטוי ויישום את הערכים בשגרת הניהול והעבודה בארגון ולא שיישארו על קאפה יפה במשרד המנכ"ל). במקביל מחליטים על מספר הערכים המקסימאלי שיהיו בארגון – כדי שאנשי הארגון יוכלו לזכור ולפעול לאורם. על צוות בניית החזון מורכבת מלאכת המיון של הערכים שמטרתה למצוא את אלה שהכי מתאימים או הכי נכונים לעתיד, להווה וכמובן בהתבסס על העבר. בארגון קיים הדבר מורכב כיוון שעליהם להחליט היום, מה יהיה נכון מחר וזאת לפי האתמול – מורכב לא?!

אחרי שנבחרו הערכים יש לבצע אופרציונאליזציה שלהם, דהיינו לכתוב משפט או פסקה קצרה שמחברת את הערך לחברה ולארגון. אחרי שנכתבו כל הערכים ופורטו יש להחליט על פסקה פתיחה של החזון, פסקה שמצד אחד מציגה את החברה היום ומצד שני צופה אל העתיד. יש מקומות שהסלוגן של החברה או הארגון משתנה בהתאם לחזון החדש ואז גם היא מקבלת את מקומה בסוף החזון. לעיתים בוחרים להציג את המשימה המרכזית תחת החזון ולפעמים אפילו את "האיך".

החזון המוכן מופץ לכל אלה שעסקו בבניית חזון ולמספר אנשים נוספים שמכירים או עובדים בחברה ומבקשים הערת והארות מהם תוך יומיים שלושה. זאת כדי לקרר את ההתלהבות שנוצרה במהלך העשייה של בניית חזון וגם כיוון שבימים האלה אותו צוות עובד בחברה או בארגון וחווה את עבודתו בהתאם לבניית חזון שלה היה שותף ויכול להיות שיסיק מסקנות או יואר בתובנה שיש לשנות או להוסיף. חשוב להבין שאסטרטגיה ארגונית שמהווה פעולה או תהליך הכרחי בכל חברה או ארגון בעולם חייבת להתבסס על החזון. גיבוש אסטרטגיה ארגונית הוא לאור חזונה של החברה. כמובן שממנה תיגזר גם אסטרטגיית מכירות של החברה.

עם קבלת החלטה שהחזון מוכן והליך בניית חזון הסתיים, יש לגשת למלאכה מורכבת לא פחות: גזירת מטרות מהחזון, הן מטרות עסקיות והן מטרות חברתיות או אישיות. חשוב לזכור שהמטרות חייבות להיות יישומיות כיוון שמהן יגזרו יעדים עד לרמת תוכנית פעולה, אסטרטגיה ארגונית, תוכנית שיווק לעסק וכן הלאה.

אנשי חזון הם אנשים שמחזיקים מצפן ופועלים על פי הדרך שבחרו, שבה הם מאמינים וחושבים שהיא ראויה ונכונה. לעומתם יש את אנשי השבשבת שמתנהלים יותר מאשר מנהלים ופועלים בעיקר עם כיוון הרוח ולא עם החזון!

לבניית חזון מטרות ויעדים – אימ הדרכות לשרותכם.

חשוב לציין שלאימ הדרכות יש אחות, קטנה ומדהימה, אימ.טק וגם אצלה יש תהליך ייעודי שנקרא "ניהול לאור ערכי הארגון".