הקושי הניהולי שמייצר ניהול ללא תשומת לב
ניהול בשימת לב – שים לב לניהול !
פעמים אין ספור נכחתי בישיבות ניהול, בישיבות בנצ'מארק, בפגישות רבות משתתפים (כולן עם מנהלים בדרגים שונים) לסיעורי מוחות, בישיבות שיווק ובצוותים לגיבוש אסטרטגיה ארגונית. בכל פעם הופתעתי מחדש מרמת הקשב ושימת הלב – הופתעתי לרעה!
לא היה רגע אחד שכולם היו מרוכזים בדובר גם כשזה היה המנכ"ל של החברה או הגורם המקצועי בארגון שדיבר על הנושא המרכזי שלשמה כונסה הישיבה. כל אחד בזמנו עסק בדברים אחרים: אחד התעדכן על המתרחש בבורסה לניירות ערך, אחר כתב רשימה של מטלות לעצמו, שני הצמיד את הטלפון הנייד ותידרך בשקט את בנו בעניין אישי, כמה הסתמסו (חלק עשו זאת ביניהם כיוון שישבו משני צידי השולחן) ולהפתעתי גם היו כאלה ששיחקו במשחק שהיה במכשיר הטלפון הנייד.
כמה פעמים יצא לי לשאול כיצד זה לא מפריע לניהול הישיבה ? התשובות היו רבות ומגוונות וכיוון שכולם חולים במחלה הזאת של היעדר תשומת לב מלאה או לקות בניהול תשומת הלב, התשובות היו יותר ניסיונות שכנוע עצמיים שזאת הדרך הנכונה.
לינדה סטון (מנהלת בכירה לשעבר בתעשיית ההי טק) טבעה מונח הקשור בניהול תשומת הלב – תשומת לב מתמשכת חלקית (Continuous Partial Attention) והכוונה היא למנהלים או אנשים שמתרכזים בפעולה חשובה אך נשארים ערים ודרוכים לסביבה, במידה ומשהו מעורר קורה סביבם הם זונחים את הפעולה החשובה.
האם ההתרחשות שדרשה את תשומת ליבנו אכן חשובה יותר מהמשך ביצוע הפעולה ? כמה זמן ייקח עד שנשוב לקו המחשבה ? איזה משאבי תשומת לב בזבזנו ?
מה כל כך מסוכן בהיעדר ניהול תשומת הלב ?
לא פעם מנהל שהקשיב לחלק מהדברים קפץ וטען דברים שכלל לא היו קשורים, במקרים אחרים התגלו פערים גדולים בין המסוכם בישיבה לבין הביצוע בפועל לאחריה. במרבית המקרים נדרשו עוד ועוד ישיבות באותו נושא כדי להגיע למענה או פתרון נכון – דבר שיכול להימנע לו היו כולם מתרכזים וממוקדים בישיבה בזמן הישיבה. כל זאת מעבר לבזבוז זמן ומשאבי הארגון, זלזול בזמנם, תפקידם של היושבים בישיבה וכמובן במטרות שלשמה היא זומנה.
נוכחות פיזית אינה נוכחות בתשומת לב מלאה. חלוקת הקשב היא טובה כשמטיסים מטוס קרב או פעולה מורכבת אחרת, אך בחיים שלנו אין צורך בניהול תזזיתי. חשוב להבין שחוסר הסיפוק והתחושה של מנהלים נובעים מה"צורך" להיות מחובר ומעודכן, לשלוט בכל המתרחש סביבך – הדבר יוצר עומס בלתי רגיל על תשומת הלב שלך ולא מאפשר מיקוד וריכוז הדרושים לביצוע איכותי של מרבית המשימות. התחושה המעוורת של "אם לא תהייה חלק ממה שקורה סביבך תחדל מלהתקיים" אינה בריאה לך ואינה טובה ליעילות עבודתך וניהולך.
הדחוף דוחה את החשוב – התיעדוף בריבוי משימות הינו מרכיב חיוני להצלחה בתפקיד ושל הארגון כמערכת מורכבת. ברגע שסדר העדיפויות הברור (הן לטווח הארוך והן לטווח הקצר) משתנה אך ורק בהתאם לדחיפות ולדרישות המשתנות – המנהל פועל בשיטת כיבוי השריפות ולא באופן שימנע אותן בעתיד. המטרות והאסטרטגיה נעלמות וכל שנשאר הוא הטיפול בעכשיו, ביעד הקרוב ואולי ניהול ברמה הטקטית.(נכון לך לקרוא על ניהול משבר בארגון).
כשאין ניהול תשומת הלב רבים המנהלים שהופכים להיות חלק מהצוות ובכך מפקירים את תפקידם ואחריותם הניהולית – ליבתו של הניהול הוא איתור חסמים והסרת מכשולים מצוות העובדים. כשמנהל אינו מנהל את תשומת הלב הוא נמשך לביצוע והופך לחלק מהצוות הביצועי.
מה זה בעצם ניהול תשומת הלב או ניהול בשימת לב ?
מדובר בתופעה שאינה רק ניהולית אלא רב תחומית. תשומת הלב שלנו שווה הרבה כסף, כולם נלחמים על תשומת הלב שלך, המנהל. המנצחים הם אלה שמצליחים להסיט אותך מהדבר או העניין שברצונך לתת לו את מירב תשומת הלב שלך. אל תיתן לכולם לנצח על חשבון הדברים שחשובים לך באמת. למד לנהל את תשומת הלב שלך.
חשוב כמה פעמים צפית בפרסומת, היא מצאה חן בעיניך אך אם שואלים אותך לאחר כמה ימים של איזה חברה – אתה לא ממש זוכר. חברות פרסום שיודעות להסב את תשומת ליבך באופן מלא יגרמו לך לזכור את מוצר והחברה שבפרסומת.
פתרונות ועצות לניהול תשומת הלב באופן בריא לארגון ונכון לך ולעובדיך
המטרה מקדשת את האמצעים והדרך קובעת את התגובה (או את מידת הירתמות העובדים מתוך דחף פנימי אמיתי): רוב המנהלים שוקלים מה היא הדרך הטובה ביותר להשגת המטרה ואז מנחים את הצוות. נסה לעשות זאת הפוך – חשוב מה התגובה שברצונך לקבל מהצוות והתאם את האופן בו תציג את הנחייתך לתגובה הרצויה וכך תגיע למטרה בדרך טובה יותר.
המטרה המרכזית שלך כמנהל – מחויבות אמיתית לאיתור חסמי צמיחה והסרת מכשולים העומדים בפני הצוות.
במקומות עבודה שיש לעובדים טלפון נייח שבאמצעותו משפחתם ומוסדות החינוך יכולים להשיג אותם (במידה והילד חולה וכד') ניתן לאסור שימוש בטלפונים ניידים במהלך העבודה. הוראה שתיתקל בהתנגדות אך אין בה שום רע – העובדים הרי באים לעבוד. הטלפון הנייד מייצר גירויים נוספים ומגוון אפשרויות המפריעות למיקוד ולתשומת הלב בעבודה.
ניהול בני אדם – הייה ממוקד ומרוכז בכל פגישה עם עובד ומנהל, קצר את הפגישות אך במהלך הפגישה הייה קשוב לדובר ולנושא שלשמו נקבה הפגישה.
החלט מראש למי להקדיש את תשומת הלב שלך ולכמה זמן ובצע זאת ללא הפרעה, למשל ילדך מבקש שתשחק עימו, כבה את הטלפון הנייד, שחק איתו, הייה מרוכז רק בו, תן לו ליהנות ממלוא תשומת הלב שלך. עובד שמבקש פגישה איתך בשיחת מסדרון, הצע לו להיכנס אליך עכשיו למשרד לחמש דקות פגישה, בקש ממזכירתך לא להעביר שיחות כדי שהעובד יראה וירגיש שמלוא תשומת ליבך אליו ויבחר לומר לך את העיקר במסגרת הזמן שהקצבת לו.
הכנס לחברתך ולארגון שלך הוראות ונהלים למדידה והערכה של ביצועים, תהליכים ועובדים. המדידה והבקרה המדויקים מייצרים התנהגות ארגונית ממוקדת ומדויקת, ניהול תשומת הלב בהתחלה הינו שרירותי אך הופך לחלק מהדי.אן. אי. של הארגון.
פתרונות ועצות לניהול ישיבה ע"פ ניהול תשומת לב נכונה
דיוק ומסגרת תשומת הלב – כל ישיבה ופגישה מתחילות ומסתיימת בזמן.
בישיבה יש לעסוק בנושאים שנקבעו מראש ולשמם כונסה הישיבה (ניתן להשאיר 4-5 דקות בסיום הישיבה לנושאים אחרים).
על כל הנוכחים להגיע עם רעיונות, ראשי פרקים וכד' כתובים ואופן הצגתם חייב להיות בהיר וקצר. רק בעל הידע הספציפי לישיבה הזאת יכול להאריך בדבריו.
אל תאפשר הפרעות בתשומת הלב – אסור על הכנסת טלפונים ניידים או התר הכנסת טלפונים ניידים כבויים (לא על רטט ולא על שקט – אלא כבויים). מנהלים שלא מסוגלים להתנתק למספר שעות אינם מנהלים טובים!
הפוך את כתיבת הפרוטוקול לנכונה מבחינת ניהול תשומת הלב – תבנית גו נו גו לניהול ישיבות (על פרוטוקול גו נו גו במאמר "מלפ"א מערלך לימוד פנים ארגוני").
מאמרים נוספים בנושא:
שיפור מיומנויות ניהול – ניהול ביצועים – ניהול שינויים – ניהול משברים תובנות ניהוליות מהתרסקות מטוס
סדנת חדשנות ומוטיבציה בניהול