בואנו לתת משוב אפקטיבי, להעניק פידבק, המטרה היא שיפור ביצועי מקבל המשוב ובכך שיפור ארגוני ועסקי. היכולת שלנו להשיג את המטרה טמון במידת הקשב של מקבל המשוב וביכולתו להבין, לקבל, להסכים ובהמשך לפועול ליישום שיביא לשיפור. את כל ההכנה והבחירה נצטרך לעשות כשמטרה זאת לנגד עינינו.

מכאן שהבנה והסכמה של מקבל המשוב לסוגיות, למענה ולפתרונות שמועלים במשוב, חיוניים להצלחתנו בהעברת המשוב וביישום מסקנותיו עלידי מקבל המשוב.

המשוב מייצר סיטואציה מורכבת. אנחנו מכירים מנהלים שלפני משוב של עובדים מסוימים, הם לחוצים. לא כי המשוב שלהם לא נכון, אלא, כי הם יודעים שזה ידרוש משאבים מנטליים רבים. גם כאשר מדובר בעובדים מוערכים, יש כאלה שקבלת הפידבק מייצרת אוטומטית אנטגוניזם, שהם מקשים וטוענים כנגד כל דבר. מסרבים לקבל ומקשים על מעניק המשוב. בועטים חזרה ומעלים טיעונים שכנגד. כך ביתר שאת אצל חלק מהעובדים. לקראת קבלת משוב, בוודאי כאשר מדובר בפידבק פורמלי יש חשש, הרי מדובר במפגש שבו לא רק מטפלים בטעון שיפור אלא מעריכים את פועלם בחברה.

ניהול באחריות מניח את המצב הזה וצריך להביא אותנו לפעול בצורה נכונה ושקולה. אנחנו נרצה שמקבל המשוב יצא כאשר ברור לו בדיוק היכן הוא יכול להשתפר ושיש בידיו את הכלים או שנספק לו את הכלים לכך ובוודאי את האמונה ביכולותיו (ארחיב על כך בעיקרון השלישי).
בבואנו לתת משוב חשוב מאוד שהאחריות תחייב אותנו לאסוף את הנתונים והעובדות, את הדוגמאות לכל סוגיה שאותה נמשב. זוית הראיה של מקבל המשוב שונה משלנו ולכן אחראי ובריא יותר להגיע עם דוגמאות קונקרטיות. ובאמצעותן לייצר שיח משותף שמטרתו להבין כיצד לשפר. חשוב לשמור שהשיח יעסוק לגופו של עניין ולא לגופו של אדם.

לנהל באחריות מחייב להפריד בין הממצאים (אותם נתונים ועובדות) לבין הפרשנות. למשל יש הבדל בין אמירה לעובד שהיא: לא אכפת לך מהצוות. לבין אמירה שמתארת את העובדות: לא הגעת לשני ערבי צוות שעשינו, האם קרה משהו? האמירה הראשונה היא פרשנות שיפוטית בעוד שהשנייה היא הצגה עובדתית ושאלה. כשמקבל המשוב לא חושב שהדברים אמיתיים הוא מפסיק להאזין ועובר להתגוננות או האטמות. דבר שיתסכל אותו ואותך. ניהול אחראי של המשוב לרבות הכנה יסודית שלו, יכולה לייצר שיח מפרה וחשוב שיביא הן לשיפור עצמי של מקבל המשוב והן לשיפור ביצועים ארגוני. 

כדאי לקרוא על "ניהול זה לא שחור או לבן" כדי להעמיק את ההבנה. 

ניסוח ושימוש מושכל בשפה יכול להיות גורם מהותי בהצלחת מתן המשוב ובקבלתו ע"י מקבל המשוב. היכולת או האמונה ביכולת להשפיע ולעשות טוב יותר בעתיד בחשיבותו של העובד, קריטית למידת הירתמותו לתהליך השינוי והשיפור שלו. לכן חשוב לבחור שפה והתנהגות שתתמוך בתחושת המסוגלות שלו, באמונה שלו ביכולתו להשתפר או לפעול אחרת כדי שישתפר.
עיקרון המסוגלות מחייב אותך, הממשב, להבין את הדינמיקה שלך עם מקבל המשוב. במילים אחרות, להתמקד במערכת היחסים הקיימת. האם מקבל המשוב הוא אדם שיודע שאתה לטובתו? שאתה רוצה בשיפורו? האם הוא סבור שיש לך מניעים אחרים שאינם עבורו? האם הוא מאמין לדבריך? האם הוא מאמין בך? איך הוא מגיב בסוגיות ניהוליות אחרות? בהתאם לתשובות שעולות בראשך, כך נכון לבנות את השיח כדי להשיג את המטרה שאיתה התחלנו – פיתוח ושיפור מקבל המשוב.
כיוון שתחושת המסוגלות היא הבסיס להנעה אל עבר מה שמעבר, נכון לבחון את תפיסותיו ואמונותיו של מקבל המשוב למידע שהוא יקבל במשוב. למשל עובד שמחשיב עצמו כאוטוריטה בתחום מסוים, שיקבל משוב מורכב סביב סוגיה שתייצר אצלו פגיעה בתחושת המומחיות, עלולה להיתקל בהתנגדות נחרצת.